فنون مذاکره-آمادگی برای مذاکره

شاید آمادگی، حساس ترین مهارت از شش مهارت اولیه مذاکره باشد. شاید “آماده باش، آماده باش، آماده باش” عنوان مناسب تری برای این مقاله باشد. این مهارت تا این حد مهم است.

آمادگی مناسب، پایه ای محکم برای مذاکره است و اعتماد به نفس لازم را برای مذاکره موفق به شما می دهد. اگر خوب آماده باشید، از موضع قدرت صحبت خواهید کرد. اگر به حقایق و اطلاعات زمینه ای مجهز باشید، در مورد توانایی خودتانن به اشتباه نخواهید افتاد.

عمل آماده شدن در طول مذاکره و راستش در طول زندگی تان ادامه دارد. اگر در طول مذاکره خوب گوش کنید، اطلاعات دیگری را هم بدست می آورید که از هیچ منبع دیگری به دست شما نمی آید. علاوه بر آن، اگر در معاملات کاری آینده دوباره با همان موضوعات قبلی برخورد کنید، منافع این آماده سازی حتی مدت ها بعد از پایان گرفتن آن مذاکره هم نصیب شما می شود.
بیشتر مردم ترجیح می دهند کمترین مقاومت را به خرج دهند. آماده شدن، یکی از اولین نقاطی است که مردم گرفتار میانبر می زنند. بنابر این بسیار به نفع شماست که حوصله کنید و به شکلی مناسب خود را برای مذاکره آماده کنید.

امتحان چقدر آماده اید؟

مختصرا آزمایش می کنیم ببینیم برای یک مذاکره چقدر آمادگی دارید:

هنگام آمادگی برای مذاکره، آیا برای کسب اطلاعات با یک منبع بیرونی مشاوره می کنید؟
پنج منبع از معتبر ترین منابع اطلاعاتی موثق را در تخصص خود نام ببرید.
از این ۵ منبع چندتای آن ها را در کتابخانه شخصی یا کتابخانه محل کار شما وجود دارد؟

به آخرین مذاکره تان فکر کنید. سعی کنید پنج مبحث را که در طول بحث در موردشان اطلاعات کسب کرده اید به خاطر بیاورید. آیا ممکن بود  این اطلاعات را قبل از شروع مذاکره به دست بیاورید؟

همینطور که به این سوالات پاسخ می دهید، می توانید بفهمید در گذشته چقدر آماده بوده اید. مهم نیست چقدر خوب می توانید آماده شوید، می توانید باز هم بهتر باشید. زمانی که صرف آمادگی می کنید به صورت سود قابل توجهی به شما باز می گردد.

در مذاکره آن کس که بیشتر می داند برنده است

بعضی ها خیال می کنند قدرت از هیکل، خشونت یا قلدری ناشی می شود. آما ساده ترین و موثرترین چیزی که می توانید با آن قدرتتان را افزایش دهید، آمادگی است. ممکن است با بزرگترین مذاکره کننده جهان روبرو شوید، اما اگر آماده باشید و این بزرگترین مذاکره کننده آماده نباشد، شما از او سر باشید.

اما مردم معمولا هنگام آماده شدن، سر خودشان کلاه می گذارند. حتی مذاکره کنندگان با تجربه هم اغلب آمادگی درست و حسابی را در قربانگاه اعتماد به نفس یا برنامه زمانی فشرده شان قربانی می کنند. بعضی از مذاکره کنندگان، اصلا قدر و ارزش صرف وقت بیشتر را برای آمادگی کامل نمی دانند. برای بقیه هم که این کار مثل جان کندن است.

آمادگی لزوما کار کسل کننده ای نیست. آماده شدن برای مذاکره ممکن است همان هیجانی را ایجاد کند که موقع تمرینات ماموریت های اکتشافی ارتش به آدم دست می دهد. ممکن است کف دستهایتان عرق نکند، اما هیجانش همان است. دارید به سمت ناشناخته ها حرکت می کنید. نتیجه نا مشخص است. گردآوری اطلاعات مثل این است که کمرتان را سفت ببندید، مهمات را کنترل کنید  و مجهز و آماده شوید، آنچنان آماده شوید که گویی به میدان جنگ می روید.

در مذاکره نقش کارآگاهان را بازی کنید

باید پیش از شروع مذاکره از همه جنبه های آن آگاه باشید. مواردی را که برای مذاکره بعدیتان ضروری هستند شناسایی کنید و به کار بپردازید. این کار به دو دسته اساسی تقسیم می شود:

موضوع مذاکره: زمانی که شروع به صحبت می کنید، مطمئن شوید که در مورد موضوع بیشتر از طرف مقابل اطلاعات دارید.
طرف مذاکره: تا می توانید در مورد طرف مذاکره و اینکه از این کار چه منظوری دارد اطلاعات کسب کنید. نباید در مورد طرف مقابل یا موکل او، سوال بی جوابی داشته باشید.

در مقالات بعدی به این موضوع اشاره می کنیم که چطور بفهمید از مذاکره چه می خواهید و اینکه چطور امیدها، رویاها و آرزوهایتان را با توجه به هر نوع مذاکره سازماندهی کنید. اما پیش از رسیدن به مرحله بعدی، اطلاعات مذکور در دو دسته قبلی را جمع آوری کنید. به یاد داشته باشید: مذاکره کننده ای که بیشتر می داند برنده است.

حل معمای ارزش ها در مذاکره

به نظر می آید بعضی از انواع آمادگی در بعضی آدم ها غریزی است. هر خانواده ای یک جست و جوگر بالفطره دارد. در خانواده ما این جست و جو گر من هستم. در هنگام مسافرت من تمام مکان های دیدنی که قرار از آنجا بگذریم و همچنین  در مورد قیمت تمام هتل های آن منطقه تحقیق می کنم.

برای دیگران، این امر خیلی هم غریزی نیست. اگر بطور طبیعی راه و رسم آماده شدن را نمی دانید، سعی کنید آن را بصورت یک بازی در بیاورید. اگر دارید وارد یک مذاکره می شوید و می خواهید کالا یا خدماتی را بخرید یا بفروشید، تظاهر کنید دارید معما حل می کنید – معمای ارزش – واقعا چقدر می ارزد؟

با این دو واقعیت مهم شروع کنید:

– قدر زر را زرگر می شناسد. زمانی که تحقیقات تمام شد فقط شما می توانید ارزش نهایی آن خدمت یا کالا را بسنجید. شما کسی هستید که پول می دهید یا می گیرید. باید تصمیم بگیرید.

– از جواهر فروشی ها گرفته تا فروشگاه های ارزان فروشی، کارشناسان، قیمت ها را بررسی می کنند و گزارش ارزیابی کالاها را ارائه می دهند. این گونه است که دست اندر کاران می دانند اوضاع از چه قرار است. چه بخواهید هتل بخرید و چه طالب گذران تعطیلات در هتل باشید، اطلاعات کاملی در مورد ارزش کالا یا خدمت درخواستی شما وجود دارد.

فراموش نکنید که ارزش ها به مرور زمان تغییر می کنند. اگر خریدار چیزی هستید باید بدانید آنچه می خرید چه مدت می خواهید نگه دارید. هرچه بخواهید آن را بیشتر نگه دارید، آن چیز باید ارزش خود را برای مدت بیشتری حفظ کند. معمولا در همان محل، اطلاعات مربوط به انقضای ارزش آن و همین طور ارزش فعلی آن در دسترس است. آگاهی از میران پایندگی کالا به اندازه داشتن ارزش جاری آن اهمیت دارد.

همزمان با جمع آوری اطلاعات، حتما یادداشت های خوبی بردارید. نمی شود انتظار داشت همه اطلاعات را در ذهنتان نگه دارید. برداشتن یادداشت های خوب، به مرور آسان  تر می شود و این یادداشت ها با پیش رفتن مذاکره، ارزش فوق العاده ای پیدا می کند. معمولا یک یا دو نوع مذاکره در شغل شما تکرار می شوند. برای اینگونه مذاکرات تکراری بهتر است دفترچه یادداشت جداگانه ای برای حفظ اطلاعات تان داشته باشید.

مثلا اگر کار خدماتی می کنید یا مشاور هستید، وقت شما سرمایه شماست. ممکن است با توجه به زمانی که صرف می کنید و یا فاصله محل کارتان با محل مورد نظر، یک قیمت ثابت داشته باشد. (یادتان باشد همیشه نمی توانید بابت تاخیر خسارت درخواست کنید، اما در هر صورت وقتتان را صرف کرده اید).

داشتن یادداشت های دقیق به شما کمک می کند بفهمید که نرخ پایه تان کافی است یا لازم است در طول مذاکرات آینده مبلغ بیشتری درخواست کنید.

منبع: کتاب فنون مذاکره «مهندس محمدرضا شعبانعلی»