مبانی مدیریت دانش (Knowledge management)

دانش بشری هر ۳۳ سال دو برابر می شود. در حالیکه ظرفیت فکری انسانها هر ۱٫۵ تا ۳ میلیون سال دو برابر می شود. سازمانها نیز از انباشتگی دانش بی بهره نبوده اند به طوری که حجم اطلاعات درسازمانها ولزوم استفاده از آن در تصمیم های سازمانی طی دو دهه اخیر باعث ظهور پدیده ای بنام مدیریت دانش شده است.این امر ضرورت سازمان دهی ، برنامه ریزی وپالایش دانش سازمانی هم چنین مدیریت فراینددسترسی به دانش درست به گونه ای که کارایی واثر بخشی داشته باشد را نشان می دهد. در عصر کنونی دانش، سازمانها دریافته اندکه عمر آنها تداوم نخواهد یافت مگر اینکه یک راهبرد برای مدیریت وارزشگذاری دانش سازمانی خود داشته باشند. لذا راهبرد ها وچرخه هایی برای اجرای مدیریت دانش ارائه شده است. با تحولات رخ داده در عرصه جهانی، اکنون توجه مدیران ونظریه پردازان مدیریت بیش از پیش به دارائیهای فکری سازمان معطوف شده است. مدیریت دانش به ما کمک می کند تا دانش جدید راانتشار دهیم ،فرا بگیریم واز نو بسازیم.امروزه دانش مهمترین دارایی وبزرگترین مزیت رقابتی بسیاری از سازمانهاست . در عین در سازمانهای بسیار متغیر امروزی بزرگترین وپیچیده ترین مشکل سازمانها جمع آوری وذخیره، باز یافت، جستجو، توزیع وبازیابی دانش است. بهره برداری از دانش ودارائیهای فکری موضوعی است که در حال حاضر مورد توجه دانشمندان می باشد. مدیریت دانش مطلب جدیدی نیست، می توان گفت از صدها سال پیش که کشاورزان، صنعتگران، تجارو…روشهای کار خود را به فرزندان وشاگردان خویش آموزش می داده اند مدیریت دانش نیز وجود داشته است. در بسیاری از شرکتها دانش مورد استفاده قرار می گیرد اما این استفاده ها کارآمد نیست در واقع این شرکتها ارزش دانش خود را نفهمیده اند.یکی از مدیران اجرایی شرکت «هیولت پاکارد»به نقل از مدیر آزمایشگاههای این شرکت می گوید: « اگر هیولت می دانست که چه چیز هایی را می داند سود دهی اش سه برابر می شد» در سازمان تعیین اینکه چه کسی می داند وچقدر می داند یک کار بسیار وقت گیر وبه نوعی غیر ممکن است.اغلب فرهنگ سازمانی به گونه ای است که افراد را از تسهیم وتوزیع دانسته هایشان منع می کند برای همین وجود سیستم مدیریت دانش که به سازمانها اجازه شناخت ودسترسی به مهارتها وتجارب افراد را بدهد،قابل توجیه می شود. تعریف دانش: دانش یک فاکتور اساسی است که به سازمانها کمک می کند محصول یا خدمت خلاقانه ای راارائه دهند.دانش تعابیر متفاوتی دارد ولی معنای آن در تجارت(کسب وکار)کمی عملی تر است. تا کنون هیچ یک تعریف واحد ومشخصی برای آن ارائه نداده است.داون پورت وپروساک دانش را اینگونه تعریف می کند : «یک ترکیب سیال از تجارب وارزشهای ساختار یافته ، اطلاعات درک شده وبینش (نظریات)کار شناسانه که چارچوبی را برای ارزیابی وهمبستگی اطلاعات وتجارب جدید فراهم می کند». دکتر کارلا نماینده مرکز بهره وری وکیفیت آمریکا نیز دانش را اینگونه تعریف می کند: «دانش اطلاعاتی است که ارزش دارند». برای درک بهتر مدیریت دانش باید به بررسی مفاهیم داده، اطلاعات ودانش وتفاوت وارتباط میان آنها بپردازیم.عبارت داده واطلاعات اغلب به جای دانش بکار می رود که در واقع آنها مفاهیم متفاوتی داشته ودرک تفاوت آنها برای انجام یک کار دانش محور بسیار مهم وحیاتی است. رابطه ی میان داده، اطلاعات و دانش بصورت سلسله مراتبی است که با هر مرحله یک سری مفاهیم ارزشی وقابلیت تفسیر و سودمندی به آن تعلق می گیرد. در حقیقت این سه مقوله می تواند در شکل یک زنجیره ارزش درک شوند که همان زنجیره ارزش دانش است. داده ها (DATA): مجموعه ای ازحقایق مجزا در مورد رویدادها هستندوشامل اعداد وارقام ،نمودارها وسایر نوشته هایی است که به خودی خود تولید معنی نمی کنند.در واقع داده ها مواد خام مورد نیاز برای تصمیم گیری هستندوبه تنهایی نشاندهنده ربط وبی ربطی واهمیت چیزی نیستند اما برای سازمانها با اهمیت اند چرا که مواد اولیه ضروری برای خلق اطلاعاتند. به طور معمول داده ها اینگونه اند:مفهوم سازی شده، طبقه بندی شده، حساب شده، اصلاح شده، فشرده و…

اطلاعات(INFORMATION)  : اطلاعات داده های خلاصه ای هستند که گروه بندی، ذخیره، پالایش و سازماندهی شده اند تا بتوانند معنی دار شوند. پیتر دراکر می گوید :         ” اطلاعات داده های مربوط و هدفدار هستند “. داده ها، زمانی به اطلاعات تبدیل می شوند که ارائه دهنده ی آنها معنی و مفهومی خاص به آنها ببخشد. با افزودن ارزش به داده ها، در واقع آنها را به اطلاعات تبدیل می کنیم.

دانش (KNOWLEDGE) : دانش رسوب تفکرات در ذهن انسان است و همان اطلاعاتی هستند که جنبه ی علمی و کاربردی پیدا کرده باشند. دانش ترکیبی منعطف و قابل تبدیل از تجارب، ارزش ها، اطلاعات معنی دار و بینش های متخصصان است که چارچوبی برای ارزیابی و انسجام اطلاعات و تجارب جدید ارائه می دهد.

انواع دانش سازمانی:

دانش را می توان به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم کرد:

الف) دانش صریح (explicit) : دانش صریح دانشی مستدل ومنطقی است .به عبارت دیگر دانش صریح مجموعه ای از خط مشی ها، رویه ها، نرم افزارها، مستدات، دستور العمل ها، گزارشها، طراحی هاواهداف هر سازمان است.دانش صزیح می تواند به صورت کلمات واعداد بیان شودوهمچنین به شکل داده فرمول علمی شرح جزئیات کتابچه ی راهنما در اختیار دیگران قرار گیرد.این نوع دانش به سهولت می تواند بطور رسمی وسیستماتیک بین افراد منتقل شود.در غرب این نوع مورد توجه است.

ب) دانش ضمنی (tacit) : معمولا در حیطه دانش شخصی وشناختی وتجربی قرار می گیرد وممکن است فردی یا سازمانی باشدکه به سختی می توان آنرا به شکل خاصی در آورد وبه سختی بین افراد به اشتراک گذاشته می شود.بصیرتهای ذهنی دریافتهای مستقیم وگمانها، ارزشهاوفرهنگ در این طبقه از دانش قرار می گیرند.بسیاری از ژاپنی ها اصل دانش را ضمنی می دانند، دانشی که به سادگی قابل رویت و بیان کردن نیست.

تعریف مدیریت دانش: به زبان ساده مدیریت دانش سازمان دادن برای دانستن است. مدیریت دانش طیف وسیعی از فعا لیتهاست که برای مدیریت،مبادله،خلق ،یا ارتقای سرمایه های فکری در یک سازمان بکار می رود ،توافق جمعی در مورد اینکه مدیریت دانش چیست وجود ندارد. تعاریف زیادی برای مدیریت دانش منتشر شده است. از نظر سیمن (۱۹۹۹) مدیریت دانش طراحی هوشمندانه از فرایند ها ، ابزار، ساختار و غیره با قصد افزایش، نوسازی، اشتراک یا بهبود استفاده از دانش است که در هر کدام از سه عنصر سرمایه فکری یعنی ساختاری, انسانی و اجتماعی نمایان میشود. از نظر سی نت(۲۰۰۴) راه حل تعریف مدیریت دانش آن است که آنچه را مدیریت دانش در آن نمی گنجد حذف کنید. مدیریت دانش فرایندی است که به سازمانها کمک می کند تا اطلاعات و مهارتهای مهم را که بعنوان حافظه ی سازمانی محسوب می شود و بطور معمول بصورت سازماندهی نشده وجود دارند شناسایی، انتخاب، سازماندهی ومنتشر نمایند.این امر سازمان را برای حل مسائل، یادگیری، برنامه ریزی، راهبردی و تصمیم گیریهای پویا بصورت کارا و مؤثرقادر می سازد. مدیریت دانش بر شناسایی دانش و ارائه ی آن تأکید می ورزد به روشی که بتواند بصورت رسمی به اشتراک گذارده شود و در نتیجه دوباره مورد استفاده قرار گیرد. تاریخچه و علل پیدایش مدیریت دا نش : واتسون در کتاب خود (۲۰۰۲)به سه مرحله ی مشخص در تمدن بشری و چهارمین مرحله ای که اخیراًًمطرح شده است،اشاره می کند که عبارتند از عصر کشاورزی، عصر صنعت و عصر اطلاعات که در اواخر قرن بیستم آغاز شد. وی پیش بینی کرده بود که قرن بیست و یکم شاهد توسعه ی جوامع بر مبنای ایده ها و خلاقیت باشد. نخستین بار در سال ۱۹۸۶ کارل ویگ در کتاب خود از مدیریت دانش نام برد، اما قبل از وی پیتر دراکر، تافلر و سایرین نیز بطور ضمنی ظهور این پدیده را بشارت داده بودند. بطور خلاصه چهار عامل عمده در بوجود آمدن این پدیده عبارتند از: ۱) دگرگونی مدل کسب و کار صنعتی که سرمایه های یک سازمان اساساً سرمایه های قابل لمس و ملی بودند (امکانات تولید،ماشین و حتی نیروی کار ارزان) به سمت سازمانهایی که دارایی اصلی آنها غیر قابل لمس بوده و با دانش، خبرگی وتوانایی برای خلاق سازی کارکنان آنها گره خورده است. ۲) افزایش فوق ا لعاده حجم اطلاعات، ذخیره ی الکترونیکی آن و افزایش دسترسی به اطلاعات بطورکلی ارزش دانش را افزوده است؛ زیرا فقط از طریق دانش است که این اطلاعات ارزش (بالایی) پیدا می کنند. چراکه به عمل نزدیکتر است. ۳) تغییر هرم سنی جمعیت و ویژگیهای جمعیت شناختی که فقط در منابع کمی به آن اشاره شده است. ۴) تخصصی تر شدن فعا لیتها نیز ممکن است خطر از دست رفتن دانش سازمانی و خبرگی بواسطه انتقال یا اخراج کارکنان را به همراه داشته باشد. با توجه به مطا لب فوق،در عمل اهداف مدیریت دانش را می توان در موارد زیر خلاصه کرد: ایجاد انباره دانش، ارتقای داراییهای دانشی، بهینه سازی فضای دانشی و مدیریت دانش به عنوان یک دارایی. به عبارت دیگر هدف مدیریت دانش بکار گرفتن سرمایه ها ی فکری یک سازما ن بمنظور تحقق بخشیدن به  رسالت و ماموریت های سازمان است . ضرورت مدیریت دانش: مدیریت دانش برای بسیاری از سازمانها عامل اصلی توانایی برای بقا در محیط جهانی است. بنا بر این مدیریت دانش به عنوان یک مؤلفه ی اساسی کسب و کار دیده می شود که توانایی مجهز کردن سازمان را با فرصتها دارد و نیز سازمان را در مقابل چا لشهای بازاریابی جدید، مدیریت می کند و به شرکتها کمک میکند که همواره سبقت جو باقی بمانند (از طریق افزایش آگاهی آنها از استراتژیها، محصولات و بهترین کارکردهای رقبایشان). مدیریت دانش مجموعه ای از فرایندها برای فهم و بکارگیری منبع استراتژیک دانش در سازمان است و رویکردی است ساختار یافته که رویه هایی را برای شناسایی، ارزیابی، سازماندهی، ذخیره و بکارگیری دانش به منظور تأمین نیازها و اهداف سازمان بر قرار می سازد و موجب بهبود محصولات، فرایندها، تکنولوژیها و خدمات و نحوه ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان می شود. امروزه سازمانها در یافته اند که برای انجام موثر کارهایشان نیازمند یکپارچه نمودن هر دو شکل دانش هستند واین در واقع همان هدف مدیریت دانش است.

فرایند تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح (مدلSECI) :

در مدیریت دانش تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح از اهمیت ویژه ای برخوردار است ،

داونپورت تأکید می کند که سازمانها به شدت به یک فرایند مفصل ورمزی از دانش ضمنی که به دانش صریح تبدیل شود نیاز دارند.چرا که مدیران اطلاعات را نه تنها از سیستم های فناوری اطلاعات، بلکه از طریق کانالهای دیگری هم کسب می کنند .مدیران دو سوم از اطلاعاتشان را از مکالمات رودر رو یا تلفنی بدست می آورند و یک سوم باقیمانمده اطلاعات را از پوشه هایی که بیشتر از بیرون سازمان وارد می شود و به هیچ وجه داخل سیستم کامپیوتری سازمان نمی شود، بدست می آورند.

در این مدل دانش،از طریق تعامل بین دانش نهفته و صریح ایجاد میشود.نوناکو تعامل این دو نوع دانش را فرایند تغییر و تبدیل دانش می نامد. قابل ذکر است که در این مدل فرایند تبادل بین دانش صریح وضمنی به صورت دایره ای نیست بلکه به شکل مارپیچ است، بدین معنی که تکرار چرخش ها مقیاس مارپیچ را بزرگتر کرده و این بمعنای تکامل بیشتر دانش سازمانی است.

تعامل این دو نوع دانش از چهار فرایند حاصل میشود که عبارتند از:

جامعه پذیری (Socialization) :

جامعه پذیری هنگامی اتفاق می افتد که دانش نهفته در ذهن خود را به دانش نهفته در ذهن دیگری منتقل کنیم.

اصطلاح اجتماعی کردن تاکید می کند که دانش ضمنی بواسطه ی فعا لیتهای مشترک مانند با هم بودن و در یک محیط زندگی کردن انتقال می یابد نه از طریق دستورا لعملهای مکتوب یا شفاهی.

در جامعه پذیری رابطه ای نزدیک میان دو فرد بوجود می آید که ضمن آن,دانش نهفته در اذهان آن دوبه یکدیگر افزوده می شود و دانش نهفته ی غنی تری از طریق مشارکت ذهنی در آنها بوجود می آید.تعالیم استاد شاگردی و شرکت در سمینارها یا کنفرانسها و تشکیل تیمهای کاری نمونه هایی از آن است.

به دانشی که از طریق تبادل دو دانش نهفته حاصل میشود دانش همدلی نیز می گویند.

بیرونی سازی (Externalization): 

بیرونی سازی بیان دانش ضمنی و انتقال آن به شکلهای قابل درک برای دیگران است.به اصطلاح افراد مرزهای درونی و بیرونی خود راگسترش می دهند.

از این نوع دانش تحت عنوان دانش مفهومی نیز یاد شده است که نمونه های آن شامل نوشتن یک مقا له یا مستند سازی تجربیات مدیران و یا کارکنان می باشد.

ترکیب (Combination) :

ترکیب شامل تبدیل دانش صریح به شکلهای پیچیده تری از این نوع دانش است.

در این فرایند فنون علمی پایگاههای اطلاعاتی و بانکهای آماری که در زمره ی دانش های صریح قرار دارند توسعه می یابند.

در عمل مرحله ی ترکیب بر سه فرایند استوار است:

– گرفتن و ادغام کردن دانش صریح جدید شامل گردآوری دانش بیرونی سازی شده و ترکیب آن.

– انتشار دانش صریح بر اساس فرایند انتقال این شکل دانش بطور مستقیم بوسیله ی ارائه ها و جلسات است.

– ویرایش یا فرایندی کردن دانش صریح که قابلیت استفاده از آن را باالا می برد ماننداسناد و مدارکی از قبیل طرحها و گزارشات و اطلاعات بازار.

درونی سازی (Internalization) :

درونی سازی حاصل تبدیل دانش صریح به دانش نهفته است.در اینجا افراد با خلاقیتهای ذهنی خود از نظریات صریح آموخته شده دانش های جدید ایجاد می کنند که گر چه به آسانی قابل انتقال به دیگران نیست اما در عملکردهای آنها آنها منعکس می شود.

در درونی سازی لازم است فرد دانش مربوط به خود را درون دانش سازمانی تشخیص دهند و همچنین خودش را در یک کل گسترده تر دریابد.