معرفی کتاب به‌انجام رساندن کارها (GTD) اثر دیوید آلن

برای همه‌ی ما بارها پیش آمده کار مهمی به‌ذهنمان رسیده و به خودمان وعده داده‌ایم که به‌محض رسیدن به خانه یا محل کار، آن‌ را انجام می‌دهیم؛ اما وقتی به آن مکان می‌رسیم، انبوه کارها و اخبار دیگری که به‌ما می‌رسد، باعث می‌شود آن کار مهم را فراموش کنیم. بعد از مدتی، به‌یاد می‌آوریم قرار بود کار مهمی انجام دهیم و ناباورانه با خود می‌اندیشیم چرا کاری که این‌قدر برایمان اهمیت دارد، به‌راحتی فراموش می‌کنیم؟

این اتفاق یک دلیل مشخص دارد و آن این است که مغز وظیفه‌ی ایجاد ایده‌ها برای انجام کارها را دارد و نه نگه‌داشتن آن‌ها در ذهن. آنچه می‌تواند به ما در این مسیر کمک کند، روش معروف دیوید آلن با عنوان به‌انجام رساندن کارها (G.T.D) است. GTD (مخفف عبارت Getting Things Done) روشی جهانی برای داشتن بهره‌وری فراوان و بدون استرس است.

کتاب به‌انجام رساندن کارها اثر دیوید آلن روشی برای مدیریت زمان را توصیف می‌کند. همه‌ی ما برای هرکاری وقت داریم که در اولویتمان باشد، وقت داریم. اگر می‌گوییم کاری دوست داریم انجام دهیم؛ اما برایش وقت نداریم، به‌معنی آن است که در مدیریت زمانمان شکست خورده‌ایم. این کتاب راهنمای مفیدی برای مدیریت درست زمان و داشتن کارایی بدون استرس است که کمکتان می‌کند روشی برای ایجاد فهرست‌های مختلف، اعلان‌ها و مرور هفتگی کارهایتان داشته باشید.

اگر به‌‌خاطر داشته باشید، در معرفی کتاب «فرمول برنامه‌ریزی» اثر دیمون زاهاریادس، به روش GTD اشاره کردیم که در یکی از فصل‌های آن کتاب، به‌عنوان روشی کارآمد و درعین‌حال دارای ضعف، برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان توصیف شده بود. در این معرفی، به‌طور عمیق‌تر و مفصل‌تری درباره‌ی این روش صحبت می‌کنیم تا به قوت‌های این روش و چگونگی استفاده از آن پی ببرید.

خلاصه‌ی کتاب

در طول روز، با کارها و ایده‌های زیادی مواجه‌ایم که قصد انجام‌دادنشان را داریم؛ ملاقات با دوستان، کارهای روزمره، رسیدگی‌های شخصی، کارهای مربوط‌به شغل و کسب درآمد و خیلی مسائل دیگر. پس در مرحله‌ی اول، پیش از انجام هرکاری لازم است این افکار را از ذهن خود خارج کنیم. دیوید آلن معتقد است به‌منظور داشتن بهره‌وری بیشتر مغز و رهاشدن از استرس، کارها باید از ذهن خارج و روی کاغذ آورده و مکتوب شوند. او در ابداع روش خود با عنوان GTD، به‌طورکلی پنج مرحله را در نظر گرفته است:

• کار یا ایده‌ای را بنویسید که به‌ذهنتان می‌رسد. با ثبت مواردی که ذهنتان را شلوغ و به شما فشار وارد می‌کنند، خودتان را از کلافگی و شلوغی ذهن و استرس ناشی از آن خلاص می‌کنید. داشتن فهرستی از کارهایی که به‌ذهن می‌آیند، ذهن را رها و آماده‌ی فکرکردن به برنامه‌ریزی برای انجام آن‌ها می‌کند. همه‌چیز را بدون خوب‌وبدکردن ایده‌ها بنویسید.
• کارها را بسنجید و ببینید کدامشان انجام‌دادنی است. اگر انجام‌دادنی نیست، کاملا حذفش کنید. اگر انجام‌دادنی است؛ اما درحال‌حاضر نمی‌توان انجامش داد، آن‌ را به فهرست کارهای آینده منتقل کنید تا بعدا برای آن برنامه‌ریزی کنید.
• از میان کارهای باقی‌مانده، انجام کارهای اقدام‌پذیری را در اولویت قرار دهید که کمتر از دو دقیقه طول می‌کشند. قانون دو دقیقه به شما می‌آموزد اگر موردی را به‌خاطر‌ آوردید که در لحظه انجام‌دادنی و زمان موردنیاز برای آن کمتر از دو دقیقه بود، همان موقع انجامش دهید و از فهرست کارها خط بزنید.
• در این مرحله، فهرستی از کارها را دارید که قبلا انجام نداده‌اید. این فهرست را باید مرتب‌سازی و اولویت‌بندی کنید. کارهایتان را براساس زمان منظم کنید: کارهایی که بزرگ و به‌صورت پروژه هستند، به کارهای کوچک‌تر و انجام‌دادنی تقسیم و آن‌ها را نیز زمان‌بندی کنید. حالا تقویمی از کارهای انجام‌دادنی دارید که باید هرکدام را در زمان خودش انجام بدهید. توجه کنید هربار به‌سراغ این فهرست می‌آیید، باید از خودتان بپرسید: اقدام بعدی که باید انجام بدهم، چیست؟
• هربار که کار جدیدی وارد ذهنتان می‌شود، مراحل پیشین را برایش تکرار کنید. بدین‌ترتیب، هیچ‌گاه ذهنتان درگیر کاری نخواهد بود که باید انجام دهید. به‌صورت هفتگی باید فهرست کارها را به‌روز کنید و هرقدر به‌روزتر باشید، کار را درست‌تر انجام داده‌اید.

برای انجام مراحل روش GTD، در هر مرحله به ابزار مخصوص به خودش نیاز دارید؛ مثلا برای جمع‌آوری اطلاعات از ذهن و تخلیه‌ی ذهنتان می‌توانید از کاغذ یا دستگاه الکترونیکی نوشتن یادداشت یا ضبط‌کردن صدایتان یا ایمیل‌زدن به خودتان استفاده کنید. این ابزارها نیز در کتاب شرح داده شده است.

درباره‌ی کتاب

کتاب به‌انجام رساندن کارها (Getting Things Done) نوشته‌ی دیوید آلن در سال ۲۰۰۱ اولین‌بار منتشر شد و در سال ۲۰۱۵، مطابق با پیشرفت فناوری و دانش روز، نسخه‌ی ویرایش‌شده‌ی بهتر و کامل‌تری از آن چاپ شد. این کتاب در دسته‌بندی خودراهبری و مدیریت زمان قرار می‌گیرد و شیوه‌ای مؤثر برای مدیریت زمان را به افراد می‌آموزد. کتاب حاضر به‌شکل چاپی و الکترونیکی و نیز صوتی به زبان‌های انگلیسی و فارسی دردسترس قرار دارد. همچنین، تاکنون به ۱۲ زبان زنده‌ی دنیا ترجمه و بیش از یک‌ونیم میلیون نسخه از آن فروخته شده است.

در فیلم معرفی کتاب به‌انجام رساندن کارها می‌توانید معرفی دقیق و کاملی از کتاب را به‌صورت انیمیشن مشاهده کنید.

کتاب برای چه کسانی مفید است؟

کتاب به‌انجام رساندن کارها برای هرکسی مفید است که فکر می‌کند بهره‌وری‌اش کافی نیست یا برای انجام کارها فرصت کافی ندارد و می‌خواهد بهتر و مفیدتر از زمانش استفاده کند. اگر فکر می‌کنید دچار اهمال‌کاری یا کمبود وقت یا کنترلنداشتن بر زمان کارهایتان هستید، این کتاب می‌تواند به شما کمک کند. افزون‌براین، دیوید آلن برای کسانی که دراثر فشار کارهای زیاد دچار استرس می‌شوند، رهنمودهای بسیار مفیدی دارد.

ترجمه‌های کتاب

عنوان کامل کتاب دیوید آلن به‌انگلیسی به‌‌صورت Getting things done, The Art of Stress-Free Productivity است که در زبان فارسی با عناوین مختلفی منتشر شده است. در سال ۱۳۹۱، نشر دانش بهمن این کتاب را با عنوان سامان‌دادن کارها: ارتقای بهره‌وری بدون استرس و در سال ۱۳۹۵، انتشارات سرور کیان کتاب حاضر را با عنوان جی‌تی‌دی: هنر بهره‌وری بدون استرس و ترجمه‌ی علی‌اصغر هنرمند و ویراستاری مهرانگیز اشراقی منتشر کرده است.

همچنین در سال ۱۳۹۶، انتشارات نوین کتاب گویا کتاب دیوید آلن را با عنوان به‌انجام رساندن کارها و روایت اعظم حبیبی به‌صورت صوتی تهیه و در وب‌سایت نوار، مرجعی برای کتاب‌های صوتی، منتشر کرده است.

دیدگاه‌های دیگران درباره‌ی کتاب

وال‌استریت ژورنال درباره‌ی کتاب دیوید آلن می‌نویسد:

این کتاب برای ایجاد مهارت‌های ذهنی ضروری و موردنیاز در عصری که تراکم ورودی‌های ذهن و چندکاره‌بودن به‌طورهم‌زمان خصوصیت آن است، می‌تواند خیلی مفید باشد.

کیت اچ. هاموندز می‌گوید:

اصول بهره‌وری دیوید آلن در ایده‌های بزرگ و اساسی ریشه دارند؛ اما درعین‌حال، بسیار کاربردی و انجام‌دادنی هستند.

استفان مگی، استاد دانشکده‌ی کسب‌وکار دانشگاه تگزاس درباره‌ی کتاب به‌انجام‌رساندن کارها می‌گوید:

هرکس با خواندن این کتاب می‌تواند توصیه‌ها و راهبردهای عملی آن‌ را در زندگی‌اش اجرا کند و نتایج سریع آن‌ را ببیند.

از نگاه برخی از خوانندگان کتاب، مشکلات معدودی نیز در روش GTD دیده می‌شود. ازجمله اینکه این گروه از خوانندگان می‌گویند ابتدا این روش را امتحان و بعد از مدتی برای همیشه رهایش کرده‌اند یا اینکه به‌دلیل به‌حساب‌آوردن تمام کارهایی که در سرشان است، سردرگم شده و نتوانسته‌اند به اولویت‌بندی مناسبی برسند. همچنین، گاهی پیش می‌آید انگیزه‌ی کافی برای تمام‌کردن کارها وجود نداشته باشد و درنتیجه کارها به‌پایان نرسند.

دیمون زاهاریادس باوجودآنکه مزایای زیادی برای GTD بیان می‌کند، معتقد است این روش ارتباط خاصی بین ایده‌های تخلیه‌شده و اهداف شخص ایجاد نمی‌کند. به‌همین‌دلیل، ممکن است افراد دچار بی‌انگیزگی برای به‌انجام رساندن کارها شوند. درباره‌ی این دیدگاه می‌توان گفت شاید روش GTD برای آن‌ دسته از افرادی مناسب‌تر است که قبلا روی انگیزه‌های خود کار کرده‌اند و هدف‌هایشان را به‌روشنی می‌دانند؛ اما صرفا در حوزه‌ی مدیریت زمان و بهره‌وری ناکافی در انجام کارها، برای رسیدن به اهدافشان مشکل دارند.

درباره‌ی نویسنده

دیوید آلن متولد سال ۱۹۴۵ و سخنران سرشناس و تسهیلگر بهره‌وری در شرکت‌هایی نظیر نیویورک‌لایف و بانک جهانی و مؤسسه‌ی فورد است. او درباره‌ی بهره‌وری و کارآمدی کارگاه‌های زیادی در سراسر جهان برگزار می‌کند و به‌عنوان یکی از تأثیرگذارترین افراد متفکر در حوزه‌ی بهره‌وری در دنیا شناخته شده است. همچنین، شرکت دیوید آلن را تأسیس کرده و بیش از ۲۰ سال سابقه‌ی مشاوره و مربیگری درزمینه‌ی مدیریت برای شرکت‌ها را دارد.

مشتاق شنیدن دیدگاه‌های شما در اینفو هستیم. با ما همراه باشید.