چگونه از نظر روانی آماده یک مذاکره سخت شویم؟
مذاکره با ذهن باز
فرض کنید از جانب کارکنان خود ایمیلی تهاجمی دریافت میکنید یا خواستار حل تنشهای به وجود آمده از سوی یک کارمند در تیم میشوید و ترجیح میدهید به جای پاسخگویی ایمیلی، بهصورت چهره به چهره با آن کارمند ملاقات کنید. هنگامی که گفتوگو و مذاکرهای از این دست در پیش دارید و طی آن یکی از طرفین از دیگری ناراضی است، شرایط سختتر میشود و بهتر است نگذارید وضعیت بحرانیتر شده و هر چه زودتر با فرد مورد نظرگفتوگو کنید. پس ساکت ننشینید و گفتوگو را هر چه زودتر شروع کنید.هنگامی که در چنین وضعیتی قرار میگیرید، باید از تکنیکهایی برای مذاکره استفاده کنید که در زیر به گوشهای از آنها اشاره میشود.
خونسرد باشید
هنگامی که در وضعیتی شبیه مناقشه قرار میگیرید، احساسات اغلب وارد مذاکره میشود. باید مسیر گفتوگوی خود را به جهتی ببرید که کاملا خونسردانه بوده و گفتوگویی چالشی و پربار باشد. اختصاص دادن زمانی که از نظر روانی شما را آماده این کار کند، میتواند به شما کمک کند در طول گفتوگو آرام باشید و شانس به ثمر رسیدن مذاکره را دو چندان کنید. بهتر است درباره شرایط برگزاری مذاکره (مکان و زمان) و استراتژی آن (چگونگی چارچوبدهی و بیان مسئله و برخورد اول) از قبل فکر کرده باشید.آماده شدن از نظر روانی مهمترین مسئلهای است که شما قبل از وارد شدن به اتاق مذاکره به آن نیاز دارید.
همچنین از انجام رفتارهای غیرمنطقی و عجولانه بپرهیزید. برای مثال قطع مذاکره و گفتوگو میتواند در هر یک از طرفین موجب برانگیخته شدن احساسات منفی زیادی شود و رابطه مجدد را سخت و دشوار کند. فرض کنید طی یک تماس تلفنی با یکی از دوستان یا همکاران خود دچار مشاجره لفظی میشوید. اگر الان گوشی تلفن را قطع کنید، گفتوگو قطع نمیشود. هر یک از طرفین در ذهن خود گفتوگو را تندتر و خشنتر از قبل ادامه میدهد. پس بهتر است خود را کنترل کرده و ذهنتان را آماده مذاکره کنید. برای رسیدن به این آمادگی روانی میتوانید از راهکارهای زیر نیز بهره بگیرید.
ذهنیتتان را عوض کنید
اگر در ذهن خود نسبت به مذاکرهای که در پیش دارید، برچسب سخت و دشوار بچسبانید، قبل از مذاکره وضعیتی خشمگین، عصبانی، استرسی، یا غمگین خواهید داشت. برای کم کردن این اثرات منفی، بهتر است در ذهن خود این دیدگاه را ایجاد کنید که این گفتوگو هم همانند یک گفتوگوی عادی و متداول است و آن را در جهتی مثبت چارچوببندی کنید. برای مثال بهجای بررسی روند عملکرد منفی طرف مقابل، بهتر است گفتوگویی سازنده درباره بهبود این روش داشته باشید.
با او طوری صحبت نکنید که تصور کند همه تقصیرات گردن اوست و شما را به چشم رئیسی سختگیر ببیند. یک راهکار جایگزین به او ارائه کنید. مثلا بگویید بهتر بود این کار به این صورت انجام میشد یا بهتر بود رفتار شما در آن وضعیت به این شکل بود. برای او باید و نباید تعیین نکنید، چرا که این کار سبب موضعگیری کارمند شما میشود. همیشه تعدد گزینهها میتواند مفید و اثربخش باشد و احساس خوبی را برای طرف مقابل ایجاد کند.
با ذهن باز وارد شوید
در مذاکره همواره باید به مسیر پیش رو نگاه کرد. از دیگر قوانین مذاکره این است که همیشه به چیزی که جلویمان است نگاه کنیم نه به چیزی که پشت سرمان است و تمرکز بیش از حد بر مشکلی که پیش آمده زیاد از حد جایز نیست. تصمیم بگیرید که به روند رو به رشد و تصمیمات سازنده فکر کنید. این پوشاندن مسئله نیست، بلکه صادق بودن با خود و کمک به تیمتان در جهت پیشرفت است. شما باید با خود بگویید که این یک مذاکره نرمال بوده و ممکن است مجبور شویم که تنها در مورد مسائل پیچیده اندکی دچار اختلاف نظر شویم که با جهت دهی خوب مذاکره و رسیدن به نتایج مطلوب از این مشکلات عبور خواهیم کرد.
بر آنچه قرار است از این مذاکره بهدست بیاورید تمرکز کنید. در مورد مسائلی که از این مذاکره بهدست آوردید فکر کرده و راهکارهای خلاقانه در مسائل مشابه با آن بکار بگیرید. وارد شدن به یک مذاکره با ذهن باز، صرفنظر از ذهنیت طرف مقابل، سبب میشود که زمینههای مشترکی با او پیدا کنید.
موقعیت را از دید طرف مقابل ببینید
سعی کنید خود را جای طرف مقابل بگذارید و از دید او به مسئله نگاه کنید. فرد خاطی ممکن است دلیلی برای انجام این رفتارش داشته باشد. به آن دلیل فکر کنید و از خود سوالاتی از این قبیل بپرسیدکه اگر من جای او بودم چکار میکردم؟ اگر رئیسم، من را بازخواست میکرد چه حسی داشتم؟ همچنین به این فکر کنید که هدف او از انجام این کار چه بوده است، البته این کار را بدون پیشداوری انجام دهید. نیاز دارید که در مورد حس او و هدفش در آن لحظه اطلاعاتی داشته باشید تا بتوانید راحتتر مناقشه به وجود آمده را حل و فصل کنید. بهتر است موضوع بحث را با یک زمینه مشترک آغاز کنید تا کمکم به بیان مسئله نهایی و گفتوگو در خصوص آن برسید.
نظر همتایان را بپرسید
زمانی که دریافتید قصور و اشتباه از جانب شما بوده است، در مورد تفکری که از جانب کارمندتان نسبت به شما به وجود آمده صحبت کنید. به او بگویید که من از پیشنهادات و صحبتهای شما در این خصوص استقبال خواهم کرد. اگر انجام این کار و پرسیدن مستقیم از او برایتان دشوار است، میتوانید از یکی از همتایان او یعنی دیگر زیردستان خود این سوال را بپرسیدکه به نظر شما او در آن لحظه چه حسی دارد و اگر در این زمینه میتواند کمکی به شما کند، پذیرای پیشنهادهایش هستید.
بدین ترتیب میتوانید با آمادگی بیشتری با فرد مورد نظر مذاکره کنید. پیچیدگی رفتار انسانها، شرایط پر تنش مذاکره و تمرکز بیش از حد بر نتایج مذاکره، همه و همه باعث میشود که «مدل ذهنی طرف مذاکرهکننده» از چشم ما پنهان بماند. در سادهترین تعریف از مدل ذهنی مذاکرهکننده میتوان گفت مدل ذهنی عینکی است که ما بر چشم میگذاریم و رنگ شیشه آن، تمام اتفاقات اطراف ما را رنگ میزند.ما مدل ذهنی خود را براساس باورها، ارزشها و قضاوتها شکل میدهیم.
احساستان را بیان کنید
یکی دیگر از راهکارهای مفید در رسیدن به آمادگی روانی این است که قبل از اینکه وارد اتاق مذاکره شوید، با فردی مانند یک دوست صمیمی یا همسر در این رابطه صحبت کنید. احساس خود از قرار گرفتن در آن حالت را پیشبینی کنید و در مورد حس خوب یا بد خود در آن لحظه حرف بزنید. روانشناسان عقیده دارند که سرکوب احساسات و عدم بیان مسائلی که شما را ناراحت کرده، منجر به آسیبهای روحی میشود. اگر احساسات خود را سرکوب کنید، خشم و عصبانیت ناشی از آن در جای دیگری مانند مشاجره با همسر و فرزندان نشان داده خواهد شد که روانشناسان آن را نشت عاطفی میدانند.
اگر احساس خود را قبل از مذاکره با شخصی امین بازگو کنید، در هنگام مذاکره استرس کمتری خواهید داشت و منطقی عمل خواهید کرد. حتی برای مذاکرات کوتاه ۱۰ دقیقهای نیز ریلکسسازی نیاز است. درست است که این کار زمانی از شما میگیرد اما میتواند در رسیدن به نتیجه نهایی مطلوب کمککننده باشد و با ذهنی باز و احساسی مطمئن و آگاهی در خصوص آنچه خواستار دستیابی به آن هستید، قدم به مذاکره خواهید گذاشت.
منبع : فرصت امروز
