سرعت عمل داشتن یکی از آرزوهایی است که هر کسی در سر دارد. همه دوست داریم که کارهایمان را سریع انجام دهیم و فردی سریع شناخته شویم. مثلاً:

دوست داریم سریع رانندگی کنیم و همین باعث طراحی خودروهای سریع شد،

دوست داریم سریع به مقصد برسیم و مهندسان هواپیماهای مافوق صوت را طراحی کردند و ساختند.

دوست داریم سرعت ارتباطاتمان بیشتر شود، پس مهندسان سخت افزار و الکترونیک روی سرعت رایانه‌ها و اینترنت کار می‌کنند و هر روز نتایج جدیدی حاصل می‌شود،

دوست داریم سریع مسیرهای رفت و آمد را طی کنیم، برای همین مدام به نقشه‌ها نگاه می‌کنیم تا راه‌های کوتاه‌تر را بیابیم،

دوست داریم سریع بخوانیم، پس در دوره‌های تندخوانی شرکت می‌کنیم،

دوست داریم زود به پول برسیم، پس کلاه‌برداری می‌کنیم، اوه! ببخشید، ولی بعضی‌ها حتی برای سریع رسیدن به اهدافشان حاضرند در راه‌های خلاف قدم بردارند.

دوست داریم ….

این دوست داشتن‌ها افراد زیادی را به حرکت واداشته تا دست به اقدام بزنند برای پیدا کردن راه‌حل‌های لازم. در برخی موفقیت‌های چشم‌گیری حاصل شده و برخی هم مسیرهای ناموفق را عیان کرده است.

چرا سرعت عمل را دوست داریم؟

دلایل زیادی برای این علاقه می‌توان ارائه داد. هم دلایل منطقی، و هم دلایل احساسی. و صد البته دلایلی وجود دارد که منحصر به افراد خاصی است و برای همگان عمومیت ندارد.

با وجود این، دلایلی هم هست که بین همه افراد مشترک است، مثل:

هیجانی درش نهفته است

جان مایه خیلی از این دوست داشتن‌ها، هیجانی است که در انجام سریع کار نهفته است. مثل سرعت عمل بالا در رانندگی، سرعت عمل در طی مسیر، اصلاً مسابقات بر همین اساس به وجود آمدند. مسابقه می‌دهیم تا ببینیم چه کسی سریع‌تر می‌دود، یا سریع‌تر طول استخر را شنا می‌کند یا ….

مغز ما دوست دارد، چون می‌خواهد انرژی کمتری صرف کند

ساختار مغز ما طوری است که به طرز چشم‌گیری سریع است،  همه افرادی که از سیستم اعصاب و مغز سالم برخوردارند، سریع عمل می‌کند، و این چیزی غیر از خود سرعت عمل است.

مثلاً هر شخصی که  دستش به جسم داغی بخورد، بی‌درنگ دستش را می‌کِشد، پیر یا کودک، معلول یا سالم، کندذهن یا نابغه هم ندارد، همه اینطوری هستند.

همین وجود سرعت عمل ذهنی طلب می‌کند که مغز انرژی زیادی مصرف کند و مصرف انرژی زیاد برابر است با محدود شدن فعالیت‌های ممکن. حالا فرض کنید شا تصمیم می‌گیرید که در روز ده تا کار انجام دهید، ناخودآگاه مغز می‌گوید: ببین، اگر می‌خوای برسی به انجام کارها، باید زود بجنبی

چرا؟ چون وقتی کاری را زودتر تمام کنید، مدت زمان کمتری به آن کار اختصاص داده‌اید، هم انرژی کمتری توسط مغز برای آن کار صرف شده و هم انرژی فیزیکی کمتری توسط اعضای بدن مصرف شده.

دوست داشتنی‌تر به نظر می‌رسیم

کسی هست که از دیدن افراد فرز و سریع خوشش نیاید؟ مثلاً بگوید من با کسی که تندخوان است، یا تایپ سریعی دارد حال نمی‌کنم. یا کمتر کسی است که اگر لقب شوماخر را به خاطر رانندگی خوب و سریعش به او بدهند بدش می‌آید.

در کل افرادی را که سریع دست به اقدام می‌زنند و به نتایج می‌رسند دوست داریم.

سرعت عمل را مساوی انجام کارهای بیشتر می‌دانیم

واقعاً هم همین‌طور است، وقتی کارها را سریع‌تر انجام می‌دهیم معلوم است که فرصت کافی برای انجام تعداد بیشتری از کارها داریم. کسی که یک ساعت تمام را صرف نوشتن یک مقاله می‌کند، در یک ساعت فقط یک کار انجام داده، ولی اگر مقاله را در ۲۰ دقیقه بنویسد، حداقل به انجام یک کار دیگر در زمان باقی مانده می‌رسد.

مدیران از همین خصلت کارمندان سریع خوششان می‌آید. حجم بیشتری از کارها را در طول ساعات کاری می‌توانند توسط این کارمندان انجام شده تلقی کنند، پس با جذب افراد با سرعت عمل بالاتر، در منابع خودشان صرفه جویی‌های مقابل ملاحظه‌ای می‌کنند.

تواناتریم

داشتن سرعت عمل الزاماً به معنای توانایی بیشتر نیست، ولی خیلی از جاها این دو با یکدیگر مترادف‌اند. بخش از این توانایی به انجام کارهای بیشتر برمیگردد، بخشی دیگر به قدرت درونی‌ای که امکان انجام کارهای متفاوت را برای ما ممکن می‌کند.

مثل دانشجویی که به جای ۸ ترم، در ۶ ترم تحصبلات کارشناسی خود را به پایان رسانده، این توانایی را داشته که خوب درس بخواند، نمرات بالا کسب کند و معدل بالایی داشته باشد، پس می‌تواند واحدهای بیشتری در هر ترم بگذراند. نتیجه نهایی این است که یک سال زودتر به پایان دوره می‌رسد.

برداشت‌ها از سرعت عمل

دو نوع برداشت از سرعت عمل وجود دارد:

توانایی انجام سریع کارها:

این برداشت همه کارها را دربر می‌گیرد و به همین دلیل می‌توان گفت دقیق نیست و شک و شبهه‌هایی در آن وجود دارد. شاید اگر بخواهیم این تعریف را مبنا قرار دهیم، کارهایمان را اصطلاخاً «بزن دررو»یی از آب درمی‌آیند.

توانایی سرعت بخشیدن بهینه در انجام کارهای لازم:

این معنا دقیق‌تر است، فقط کارهایی که لازم است در آنها سرعت عمل به خرج دهیم و این سرعت عمل متناسب با نیاز آنهاست، را در بر می‌گیرد.

آیا کاری هست که نباید در آن سرعت عمل به خرج داد؟

تا به حال به این فکر کرده‌اید که چه اعمالی را نباید سریع انجام دهید؟ اصلاً کاری هست که سرعت عمل داشتن در آن مزیت نباشد؟

بله، کارهایی هستند که سرعت عمل در آنها نه تنها لازم نیست، بلکه بر فرض توانایی و امکان، نباید سرعت عمل به خرج داد، مثل:

انجام عبادات

دستورات اکید وارد شده در دین می‌گوید که نماز را با تأنی و آرامش بخوانید، اذکار را به جای سریع گفتن با آرامش بخوانید. برای قرائت قرآن هم همینطور است.

کارهایی که نیاز به تجزیه و تحلیل دارند

مهندسی که طراحی یک پل را به عهده دارد، باید تجزیه و تحلیل‌های فراوانی انجام دهد، طرح‌های مختلفی برای پل در نظر بگیرد، عوامل محیطی و محل اجرای پروزه نظیر مکانیک خاک آنجا، مصالح مورد نیاز، و … را بررسی و ترکیب کند و به طور کلی یک مطالعه همه جانبه باید انجام شود. همواره چنین کاری بر عهده چند نفر است، نه یک نفر. نظرتان چیست از تجزیه و تحلیل لازم برای طراحی این پل قدری صرف نظر کنیم، ولی پروژه را زودتر به اتمام برسانیم؟

امیدوارم برداشت شما این نباشد که در تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری‌های کلان کند عمل کنیم.

خواندن متون علمی

متون علمی، چه علوم سنگین انسانی مثل فلسفه و منطق و … چه علوم محض مثل فیزیک کوانتوم، نانوتکنولوژی و چه علوم فنی مثل الکترونیک و مکانیک و … نیاز به تمرکز خاص خود توجه مداوم و دقیق به مطالب دارد که با سریع رد شدن از آنها در تضاد است.

کارهایی که در آنها دقت بر سرعت غلبه دارد

شما یک ویراستار هستید، البته از یک ویراستار هم انتظار می‌رود که کارش را سریع انجام دهد، ولی ویراستاری را پیدا نمی‌کنید که دقت را فدای سرعت کند.

یا اینکه وقتی به رستوران می‌روید، دوست دارید غذای طبخ شده و لذیذ را میل کنید یا سریع چیزی بیاورند و بخورید، حتی اگر طبخش کامل نشده باشد؟ کسی دوست ندارد به جای کتاب مقداری گوشت نیم پخته بخورد، حتی در بین فست فودها کسی همبرگری که کاملاً سرخ نشده، طرفداری ندارد.

ارتباطات عاطفی

در کل ارتباطات، و به طور خاص ارتباطات عاطفی سرعت بردار نیست، تجسم کنید برای دیدار مادرتان به منزل ایشان رفته‌اید، ولی تنها دو دقیقه در کنار ایشان می‌خواهید بنشینید و بعد برگردید، بدون اینکه هیچ کار دیگری داشته باشید.

یا همسرتان می‌پرسد: چه خبر؟ امروز از کسی خبری نداری؟ و شما در پاسخ خیلی جدی بگویید: هیچی. و به همین تک کلمه اکتفا کنید.

یا با دوست صمیمی‌تان می‌خواهید تلفنی صحبت کنید، و احوالش را جویا شوید، و در پاسخ به سوالات سرشار از احساس شما تنها تک کلمه‌هایی برای رفع تکلیف بگوید.

و یا مثالهای بسیار دیگر که روزانه _ متأسفانه _ آنها را می‌بینیم.

در تمام این موارد اولین چیزی که در ذهن فرد مقابل ما تداعی می‌شود این است که آیا حالش خوب است؟ چه مشکلی دارد که اینطور جواب می‌دهد؟

هیچ کسی نمی‌تواند ارتباطات عاطفی را با این توجیه که می‌خواهم به کارهای بیشتری برسم، یا سریع یه حالی بپرسم و بعد برم سراغ کارم، در چشم دیگران فرد ارزشمندی به نظر آید.

کارهای لذت بخش

کارهایی که هدف اصلی از انجام آنها لذت بردن است و یا به آرامش رسیدن، اساساً نباید با سرعت عمل همراه باشند. باید با سرعت متناسب با نیاز همان  کار انجام گیرند تا هدف آنها _ یعنی همان لذت بردن و یا به آرامش رسیدن _ محقق شود.

مثلاً با خودرو شخصی به مسافرت تفریحی می‌روید و در جاده‌ای حرکت می‌کنید که منظره‌های چشم‌نواز و زیبا آن را احاطه کرده است. بدیهی است بخشی از مسیری که می‌روید، خودش جزو تفریحات همین سفر است. حالا شما بخواهید با حداکثر سرعت مجاز رانندگی کنید، این همه انرژی که صرف می‌کنید را تماماً به هدر می‌دهید. یا اصلاً به خود سفری که می‌روید را زمانی کمتر از آنچه نیاز دارید اختصاص دهید. چقدر بد!

نیاز به آرامش

وقتی نیاز به آرامش دارید و می‌خواهید با حرکت‌هایی این آرامش ذهنی، فکری و جسمی را به وجود آورید، طبعاً باید از سرعت خود بکاهید. مطالب این سایت در رسیدن به آرامش ذهنی به شما کمک شایانی خواهد کرد.

 چکار کنیم که در کارها سرعت عمل بهینه داشته باشیم؟

توجه به ماهیت کارها

اول اینکه باید بدانیم کدام کارها در دسته کارهای لازم برای سرعت بخشیدن قرار می‌گیرند، آیا از آن دسته کارهایی نیستند که نباید سریع انجام شوند؟ آیا کاری است که سرعت عمل به بهتر انجام شدن آن کمک می‌کند؟ آیا سریع انجام شدن آن کار باعث می‌شود که در زمان و منابعمان صرفه‌جویی کنیم یا خیر؟

سوالات زیادی هست که باید بپرسید، ولی نگران نیاشید، سرعت فرآیندهای ذهنی ما آن قدر بالا است که در مدت زمان خیلی کوتاهی پاسخ این سوالات را پیدا می‌کند. در واقع خیلی وقتها این سوالات را در ضمیر ناخودآگاهمان می‌پرسیم و پاسخ می‌دهیم.

تقویت مهارت‌ها

کارهایی هستند که ارتباط مستقیمی با مهارتهای ما دارند. هرچه مهارتمان بیشتر باشد، به همان نسبت سرعت عمل بهتری در انجام آنها داریم. به عنوان مثال من که تجربه کمی در نجاری دارم، ممکن است قطعه چوبی که یک نجار در ۱ دقیقه و به طرز عالی برش می‌زند را در ده دقیقه، با کیفیت نه چندان مطلوب برش بزنم، چون مهارت لازم را ندارم.

مهارتهایی هست که یادگیری آنها برای همه افراد لازم است. مثل مدیریت زمان، مدیریت انرژی، مدیریت مالی و … . اینها را هر کسی باید بداند و هرچه بیشتر بکار بگیرد.

استفاده از ابزارها

پیدایش ابزارها برای بالا بردن توانایی ما در انجام کارهای بیشتر با صرف انرژی کمتر بوده است. مثل چکش، آیا با دست می‌توانید میخی به دیوار بکوبید؟ شاید، ولی قطعاً گذرتان به پزشک اورتوپد خواهد افتاد. ولی چکش مشکل را حل می‌کند. یا بدون اره نمی‌توانیم چوبی را صاف ببریم، و بیشمار مثالهای دیگر.

رایانه و ابزارهای ارتباطی را با این دید نگاه کنید که چه کمکی به ما می‌کنند برای اینکه سرعت عمل بیشتری پیدا کنیم؟ جواب، بیشمار است. در حوزه آموزش، انجام اتوماتیک کارها، هدایت ابزارها و …

گوشی‌هایی که در دست همه پیدا می‌شود چطور؟ حتی ابتدایی‌ترین گوشی‌ها هم به ما کمک می‌کنند تا کارهایمان را بنویسیم و یادآور برای آنها بگذاریم، و با به صف کردن کارها، با شتاب بهتر و بیشتری کارها را به انجام برسانیم.

رباتیک

منظور از رباتیک این است که کارهای روتین را به نحوی تنظیم کنید که به صورت خودکار آنها را انجام دهید. مثال: من هر روز باید آمارهایی از سایتم را از چند سایت بگیرم. راه عادی‌اش این است که هر بار مرورگر را باز کنم، آدرس صفحات را وارد کنم، بعد در صفحات باز شده سایت خودم را جستجو کنم و آمار لازم را ببینم. ولی ترفندی وجود دارد که می‌توان از نرم‌افزار اکسل خیلی راحت برای این کار استفاده کرد، و تنها با یک کلیک اطلاعات لازم را دریافت کرد.

کارهایی از این دست بسیارند، بگردید و ببینید کدامیک از کارها را می‌توانید با ترفند‌ها سریع‌تر انجام دهید.

تقویت ابزارها

ابزارهای که استفاده می‌کنید شاید نیاز به تعمیر و ارتقاء داشته باشند. با تقویت آنها می‌توانید سرعت عملتان را بالا ببرید. مثل اینکه اره‌تان را تیز کنید، چوب‌ها را با سرعت بالاتری می‌برُید. سخت‌افزار رایانه‌تان را ارتقاء دهید، نرم‌افزارها را سریعتر باز می‌کنید و با سرعت بالاتری عملیات‌های لازم را انجام می‌دهید.

دام: به دنبال تقویت افراطی نباشید، برای هر چیزی یک نقطه بهینه وجود دارد. ببینید تجهیزات بهینه برای شما چه ویژگی‌هایی دارد، از همان استفاده کنید. برای کارهای ساده گرافیکی نیاز به ابررایانه ندارید.

برنامه ریزی

برنامه‌ریزی شاه‌کلید سرعت عمل است. اینکه بدانید در طول چه کارهایی دارید و کدام‌یک در اولویت است، بسیار به شما کمک خواهد کرد. وقتی برنامه‌ریزی‌تان دقیق شد، می‌توانید از ابزارها به خوبی استفاده کنید.

دوست دارید در مورد برنامه ریزی یک مقاله پربازدید را مطالعه کنید؟

هدف برنامه ریزی چیست؟ چگونه برنامه ریزی کنیم؟

مرتب کردن و چیدن کارها

کارها را نگاه کنید، ترتیب‌های بسیار متفاوتی برای انجام آنها می‌توان ارائه داد، ولی چند ترتیب و ترکیب محدود است که حالت بهینه دارد.بین کارهایتان اولویت‌بندی کنید و طبق زمان و مکان و نحوه انجام، چینش بهینه را پیدا کنید. به عنوان مثال اگر در روز چند بار برای خرید از منزل خارج می‌شوید، ببینید آیا می‌توانید با یک بار خارج شدن از منزل و انجام تمام خریدها در یک مرتبه و یا از یک مکان، شاخ و برگ‌های اضافی فعالیت‌هایتان را حذف کنید یا خیر.

بین کارها، کار دیگری انجام ندادن

برای همه به کرات پیش آمده که وقتی به یک کار مشغول می‌شوند، چندین کار دیگر هم همزمان انجام می‌دهند، به خیال اینکه می‌توانند چندین کار را همزمان به پیش ببرند. درست است که در ظاهر می‌توان چند کار را همزمان با یکدیگر انجام داد، ولی توجه داشته باشید که سرعت انجام تمام این کارها کاهش می‌یابد.

مثل اینکه چند فایل را به طور همزمان دانلود کنید، اگر سرعت دانلود شما ۱ مگابایت بر ثانیه باشد و ده فایل را همزمان دانلود کنید، به طور متوسط سرعت آنها ۱۰۰ کیلوبایت بر ثانیه خواهد شد. اگر دو فایل را همزمان دانلود کنید، سرعت هر یک ۵۰۰ کیلوبایت بر ثانیه و اگر تنها یک فایل را دانلود کنید، سرعتتان همان ۱ مگابایت بر ثانیه خواهد شد.

برای کارهای فیزیکی و ذهنی هم این قضیه صادق است. مثلاً موقع نوشتن این مقاله اگر بخواهم ایمیلم را چک کنم، شبکه‌های اجتماعی‌ام را هم رصد کنم، به مشاوره بپردازم، و کارهای دیگری انجام دهم، مقاله‌ای که نوشتنش یک ساعت زمان می‌برد، و به تمرکز ذهنی خاص خودش نیاز دارد، چندین ساعت زمان می‌برد، و از کیفیت لازم هم برخوردار نخواهد شد.

حفظ انرژی برای انجام کارها

طبیعی است برای انجام هر فعالیتی نیاز دارید انرژی متناسب با آن را داشته باشید تا توان انجام آن در شما وجود داشته باشد. به عنوان مثال برای برداشتن وزنه صد کیلوگرمی نیاز به مقدار خاصی انرژی دارید، مثلاً هزار واحد انرژی. اگر ده بار بخواهید این وزنه را بردارید چقدر انرژی نیاز دارید؟ ده هزار واحد، حداقل به این میزان. بدن ما انرژی مورد نیازش را از طریق خوراکی‌ها بدست می‌آورد، ولی این به معنای این نیست که با خوردن هر خوراکی، انرژی آن سریع در بدن جذب می‌شود و می‌توانید از آن استفاده کنید، در این مطلب توضیح لازم داده شده است.

حالا همان برداشتن وزنه را در نظر بگیرید، اگر ۵ بار پشت سر هم وزنه را بردارید، بخش زیادی از انرژی شما تحلیل خواهد رفت و برای ادامه فعالیت نیاز به جذب انرژی بالایی دارید، همین جذب انرژی زمان می‌برد. ولی اگر بین برداشتن وزنه‌ها فواصل زمانی وجود داشته باشد، و برای تأمین انرژی مصرف شده متناسب با آن اقدام کنید، در مجموع با سرعت بیشتر و آسیب کمتری به هدف خود رسیده‌اید.

این یک مثال بود، ممکن است بگویید من که وزنه بردار نیستم! درست است که همه خوانندگان این مطلب وزنه‌بردار نیستند، ولی هر یک از ما وزنه‌های خاص خودمان را در طول روز بلند می‌کنیم، فقط شکل و انرژی لازم برای آن فرق می‌کند.

زمان بندی کارها

دوست دارید کارهایتان را با سرعت بیشتری انجام دهید؟ آنها را زمان‌بندی کنید. برای هر یک زمان مورد نیازش را مشخص کنید و متعهد شوید که در همان زمان کار را به سرانجام برسانید. اگر ضرب الاجلی معین نکنید، پرونده آنها در ذهنتان باز می‌ماند و توان ذهنی‌تان کاهش پیدا می‌کند.

جدای از این، وقتی چند بار کارهایتان را زمان بندی کنید و ببینید واقعاً هر کاری چقدر زمان لازم دارد، سرعت انجام آن را هم تنظیم می‌کنید.

تمرکز برای انجام کارها حتی آنها که در ظاهر تمرکز نمی‌خواهند

اگر بخواهید سرعت عمل بالایی داشته باشید، لازم است فکر و ذهنتان را بر روی آن کار متمرکز کنید. تمرکز داشتن به ما کمک می‌کند از این شاخه به آن شاخه پریدن‌ها جلوگیری کنیم و کار را با سرعت و دقت بالاتری انجام دهیم، اشتباهات کمتری مرتکب شویم و خوشنودی بیشتری از فعالیتی که انجام داده‌ایم داشته باشیم.

مثل تایپ یک نامه. اگر برای تایپ یک نامه، مخصوصاً یک نامه اداری و رسمی، تمرکز لازم را نداشته باشید چطور می‌شود؟ غلط‌های تایپی، اشکالات نگارشی و نامفهوم بودن متن، به احتمال زیاد در نامه شما موج خواهد زد. ضمن اینکه زمان را برای آن تلف می‌کنید. ولی اگر تمرکز داشته باشید، تمام مشکلات فوق رفع خواهد شد.

تقسیم و واگذاری

همه کارها را لازم نیست خودتان شخصاً انجام دهید، همینطور همه بخش‌های یک کار. می‌توانید کار را به بخش‌های کوچکتری تقسیم کنید و آنهایی که لازم است را به دیگران واگذار کنید. مطلب زیر دید خوبی نسبت به واگذاری و تفویض امور به شما خواهد داد.

یک مقاله مفصل در مورد تفویض و واگذاری کارها

تفویض اختیار چیست؟ – مزایای تفویض اختیار

تمرین و تکرار

آخرین نکته این است که برای اینکه سرعت عمل بیشتری داشته باشید باید تمرین و تکرار جزء جدایی ناپذیر برنامه روزانه‌تان باشد. می‌خواهید دستتان در تایپ تند باشد، راهی جز تمرین زیاد ندارید. می‌خواهید به سرعت خودتان را برای یک سخنرانی آماده کنید، باید همواره زمانی برای تمرین‌های بیانی اختصاص دهید. همینطور اگر می‌خواهید با سرعت ۱۰۰۰ کلمه در دقیقه متن‌ها را بخوانید با انجام تمرین‌های تندخوانی و تکرار مدام به این هدف دست پیدا خواهید کرد و مثالهای بی‌شمار دیگر.

نتیجه گیری:

افزایش سرعت عمل پایدار در بسیاری از کارها وابسته به رعایت نکاتی است که مهم‌ترین آنها را در این مطلب خواندید. بعضی از امور هم سرعت عمل سم مهلکی برای آنهاست. این شما هستید که تصمیم بگیرید یک فرد عادی باشید، یا یک انسان فکور و رشد یافته.