چگونه کارهای خود را اولویت بندی کنیم؟

همه ی ما در زندگی اهدافی را دنبال می کنیم که بعضا این اهداف چندان ارتباطی به هم ندارند، اما مایل هستیم در راه تمامی آن ها قدم بر داریم. از سویی مشغله های زندگی به ما کمتر این اجازه را می دهند که به راحتی برای تمامی این اهداف گام برداریم.
برخی از این اولویت بندی ها به محیط کار ما بر می گردد، حتی اگر به عنوان یک فریلنسر از به شکل برون سپاری فعالیت می کنید و در خانه کار می کنید، این موضوع اهمیت بیشتری می یابد.

اولویت بندی اهداف هم کار سختی است و هم در صورت انجام ندادن آن، یاس و نا امیدی را به زندگی خود وارد می کنیم. پس بهتر است برای آنکه بتوانیم برنامه ی زندگی خود را مدیریت کنیم و از تشویش و اضطراب به دور باشیم، اهداف را اولویت بندی کنیم.
حال که در عصری زندگی می کنیم که محیط پیرامون ما مدام در حال تغییر است و روز به روز ماسئل جدیدی رخ می دهد، ممکن است که این اتفاقات ما را از اولویت بندی امورمان کنار بزند. حال این حواس پرتی ممکن است به علل مختلفی نظیر شرایط کاری، محیط کار ناسالم، زندگی شخصی یا مدل شخصیتمان ایجاد شود. با قرار گرفتن در مقابل این موانع، نمی‌توان به درستی کار نمود و حالت خستگی یا ناامیدی در ما بوجود می‌آید اما با یک اولویت بندی درست میان مهمترین کارها و فعالیت‌های غیر ضروری می‌توان از این اتفاق جلوگیری نمود.
اولین کاری که باید انجام داد تفکیک و شناخت این دو مسئله ی مهم است. باید مرز میان کارهای مهم و کارهای غیر ضروری را مشخص کنیم تا بتوانیم یک به یک به سراغ هر یک از آن ها برویم.
برای همه ی ما پیش آمده است که در شروع هفته برنامه ریزی کرده ایم اما نتوانسته ایم مطابق میلمان تا انتها با آن پیش برویم، دلیل آن هم می تواند همین اولویت بندی نکرن امور است.
دانستن اولویت‌های موجود در زندگی می‌تواند ما را از یک شخص منفعل به یک فرد فعال تبدیل کند. شاید برای اینکه متوجه بشویم چه مسائلی در زندگی ما اولویت دارد، باید به سه سوال اساسی پاسخ بگوییم:

سوالاتی که باید در اولویت بندی به آن پاسخ دهیم چیست؟

– از ما چه انتظاراتی می رود؟

در ابتدا باید مشخص کنیم که اکنون که در حال انجام کارهای مختلف هستیم، از ما انتظار می رود که کدام هدف را به اتمام برسانیم. در واقع باید مشخص کنیم که هدف اصل ما کدام است. در موقعیت های کاری اصلی ترین مسئله همین موضوع است که ما باید بدانیم که باید روی کدام هدفمان متمرکز شویم.

– شناخت بهترین روش برای رسیدن به اهداف

همان طور که می دانید برای رسیدن به اهداف، باید از راه های مختلفی استفاده کرد. برای آنکه بتوانیم بهترین نتیجه را از این امر دریافت کنیم، لازم است لیستی از فعالیت هایی که می تواند ما را در رسیدن به اهداف کمک کند، تهیه کنیم، هر یک را بررسی کنیم و ببینیم کدام مسیر ما را سریع تر به اهداف خود می رساند و برای رسیدن به آن باید کدام مهارت ها را بهبود ببخشیم.

– کدام فعالیت ما را خوشحال می کند؟

مسلما همه ی ما از زندگی انتظار داشتن لحظه های خوش را داریم و قرار نیست که برای انجام امور و کارها و رسیدن به اهداف خود تنها سختی بکشیم ،پس باید لیستی از وظایف خوشحال کننده را نیز تهیه کنیم. باید ببینیم که کدام یک از این اهداف می توانند احساس خوشی بیشتری را برای ما به ارمغان آورد. حتی می توانیم به این فکر کنیم که کدام کار مجانی را می توانیم انجام دهیم که باعث خوشحالی ما می شود.
اکنون که تمامی این سوال ها را از خود کردیم، نوبت به آن می رسد که اهدافمان را اولویت بندی کنیم. باید لیستی تهیه کنیم و ببینیم که کدام اهداف از سایر اهداف برای ما از اهمیت بیشتری برخوردار است و به کدام یک باید کمتر توجه کنیم.
برای تهیه ی این لیست، سه راه کار وجود دارد که می توانیم در آن قدم بگذاریم:

– مسائل اضطراری را مدیریت کنید

این موضوع به این معنی است که در زندگی همه ی ما اتفاقات و اضطرارهایی رخ می دهد که باید آن ها را مدیریت کنیم، به گونه ای که این مسائل نباید همانند سدی در مقابل راه ما قرار گیرد که در زندگی ما خللی ایجاد کند. به هنگام وقوع چنین رخدادی باید فورا به آن ها رسیدگی کنیم تا خللی در رسیدن به اهداف ایجاد نکنند.
اما باید همواره این سوال را خودتان بپرسید که آیا توجه بیش از حد به آنها ممکن است رسیدن شما به اهدافتان را عقب بیاندازد؟ اگر جواب مثبتی به این سوال دادید پس بهتر است قدری تامل کرده و کمتر سراغ این مسائل بروید.

– اولیت بندی خود را فراموش نکنید

همواره به اولویت بندی زندگی خود فکر کنید و مطابق به برنامه ای که چیدید، پیش بروید. بر اساس لیستی که از وظایف خود تعریف کرده اید، کارهایتان را انجام دهید و برای آن ها محدودیت زمانی تعیین کنید. پس از آن با حفظ ترتیب اولویت به فعالیت‌های داخل این لیست رتبه بدهید. بدین شکل که کارهای آسان یا فعالیت‌هایی که زمان کمتری می‌برند را در اولویت قرار دهید. این مسئله موجب می‌شود که کارهای سخت یا کم اهمیت تر را شناخته تا بعدا به سراغ آنها بروید.
با این کار شما می توانید بر اشاس لیستی که تهیه کرده اید، حرکت کنید و بر اساس آن زندگی خود را پیش ببرید. این پروسه به شما کمک می کند که زندگی منظمی داشته باشید و کمتر از انجام دادن کارهایتان نا امید شوید.

– تعادل میان زندگی و کارتان ایجاد کنید

برخی از ما آن قدر خود را با کار درگیر می کنیم که فراموش می کنیم زندگی موارد دیگری جز کار کردن هم دارد. گاهی لازم است به خانواده ی خود اهمیت بیشتری دهیم، گاهی یک فرد می تواند باعث شود حس خوبی داشته باشیم، پس باید اهمیت به آن را افزایش دهیم.
این موضوع به این معنی نیست که باید دست از کار و فعالیت برداریم، بلکه باید توجه داشته باشیم که این تعادل از بین نرود و همه چیز را در کنار هم داشته باشیم.