از بین بردن یکنواختی در جلسات با استفاده از نقشه ذهنی
در اتاق های هیئت مدیره سرتاسر دنیا افراد در جلساتی کسل کننده قرار دارند.برای مدتی طولانی دقت به چیزی ندارند و ذهن های آنها در فرسنگ ها دورتر از اتاق و موضوع جلسه سرگردان است.تنها وقتی که آنها در مورد تعطیلاتی که در پیش دارند و یا اینکه آن شب می خواهند برای شام چه کار کنند صحبت می کنند ناگهان تمام چشم ها به سوی کسی که این کلمات فجیع را بیان می کند متوجه می شود: خوب نظر شما چیست؟دراینجا کلمات ناقص و تکه تکه که تاکنون به ذهن آنها روانه می شد ناگهان واقعی شده و اهمیّت زیادی پیدا می کند.درآخر، اعضای هیئت مدیره تصمیم می گیرند درحالی که این کلمات را زیرلب می گویند جانب احتیاط را رعایت کنند: من فکر میکنم قبل از آنکه خودمان را به چیزی متعهد کنیم باید اطلاعات بیشتری را داشته باشیم.یا این عبارت: فکر میکنم این موضوع نیاز به تحقیق بیشتری داشته باشد.عبارت هایی جامد و مبهم که می توانند برای فرار دادن فرد از گودالی که به خاطر از دست دادن تمرکز روی موضوع جلسه به داخل آن افتاده است به کار گرفته شوند.
اگر برای اداره کردن جلسات از نقشه های ذهن استفاده کنید از اینکه داخل جلسه ذهن افراد به طور خود به خود به تعطیلات بروند، جلوگیری خواهد شد!
قوانین طلایی برای پربارتر کردن جلسات به کمک نقشه ذهنی
- موضوع جلسه را روی نقشه ذهن حفظ کنید.اگر مثلاً پنج عنوان در این موضوع وجود دارد که باید روی آنها بحث شود باید مطمئن شوید که در زمان موجود تمام این پنج عنوان مورد بحث قرار بگیرد.روی نقشه ذهن می شود مشخص کرد که چه مقدار زمان می تواند برای بحث روی هر عنوان صرف شود. با این کار از اینکه پس از عنوان اول به عنوان دوم بروید و متوجّه شوید که فقط پنج دقیقه دیگر از زمان شما وقت باقی است،جلوگیری خواهدشد.
- جلسه را مرتبط با موضوع نگه دارید. اگر بیم آن می رود که کسانی بدون اجازه به موضوع بپردازند که نه جالب است و نه تناسبی با جلسه دارد آنها را به جلسه برگردانیده و یابه نکته بعدی که درنقشه ذهن هست بپردازید.
- از این مطمئن شوید که هرکس از موضوع جلسه براساس طرح کلی که توسط نقشه ذهن ارائه می شود آگاه است تا برای آن خودش را آماده کند.اینکه افرادی درجلسه در حال تحرّک به داخل و خارج از اتاق جلسه باشند تا چیزی را که فراموش کرده اند با خودشان بیاورند برخلاف پرباری جلسه بوده و درنظم آن اختلال ایجاد می کنند.جلسه باید فقط برای استراحت آن هم در جلسات طولانی مدّت دچار وقفه شود(هیچ جلسه ای نباید بیش از یک ساعت و بدون دادن وقت استراحت ادامه یابد.چنانچه مدّت جلسه بیش از این ادامه یابد مغزهایی که دور میز جلسه نشسته اند خسته می شوند.)
- اگر جلسه ای که برقرار می کنید جلسه ای باشد که به طور منظم برقرار می شود یادتان باشد که نقشه های ذهن مربوط به آخرین جلسه را به همراه داشته باشید.آن نقشه ساختاری را فراهم می کند که به اطمینان بخشی شما برای اینکه چیزی را فراموش نکنید کمک خواهد کرد.علاوه بر این فرصتی را برای مرور کردن روی آنها و به روز کردنشان فراهم می کند.
- آشپز که چندتا بشود غذا خراب می شود.اگر افرادی درجلسه هستند که واقعاً نیازی به حضور آنها نیست، وقتشان را تلف نکنید و اجازه بدهید به کارهای خود برسند.مانع از ورود آنها به جلسه نشوید اما با نشان دادن از روی نقشه ذهن برای آنها توضیح بدهید که چرا آنها مناسب این قسمت برنامه نیستند درغیر این صورت ممکن است احساس آزردگی و یا طرد شدن به آنها دست بدهد.
نقشه برداری ذهن می تواند جلسه هایی که تاکنون برای شما کسل آور بوده و یا سخنرانی هایی که برای شما پر از اضطراب بوده اند را متحول کند.نقشه های ذهن به شما کمک می کنند تا موضوع را در کنترل خودتان داشته و تجارت رابیش از پیش پویاتر کنید.دراینجا چند نکته مهم به شما ارائه می شود تا به خاطر بسپارید :
- با استفاده از نقشه های ذهن سخنرانی های خود را طوری طراحی کنید که آن را مرتبط با موضوع، جالب و از همه مهمتر به یادماندنی کند .
- سخنرانی خودتان را چند حواسه کنید به طوری که حضار، شما و آنچه را که می گفتید به خاطر بیاورند.
- درتمامی جلسات ازنقشه ذهن استفاده کنید تا شما را مرتبط با موضوع جلسه قرار دهد.
- دراستفاده کردن از نقشه های ذهن به عنوان راهی مؤثر و تمام رنگی برای پرکردن تمامی لحظات مداومت داشته باشید.
