روش صحیح مدیریت مالی پروژه

در انجام پروژه ها معمولا. مقدار بودجه ای که در نظر گرفته شده در موفقیت پروژه تاثیر گذار است. البته همیشه هم اینطور نیست که با ولخرجی به موفقیت رسید اما نداشتن بودجه کافی حتما شکست یا تاخیر در فرایند انجام را به دنبال دارد.

داشتن یک مدیریت مالی خوب برای هر پروژه از موارد لازم در تضمین موفقیت بشمار میرود. بعنوان مثال میتوان بجای استخدام افراد دارای تخصص به صورت دائمی، از فریلنسر ها استفاده کرد. قطعا استخدام بهترین فریلنسر، از یک نیروی ثابت به صرفه تر خواهد بود.

مدیریت مالی پروژه فرآیندی ست که برنامه ریزی، بودجه بندی، حسابداری، گزارشات مالی، کنترل داخلی، حسابرسی، تامین و تدارکات، هزینه ها و پرداخت ها و پیشرفت فیزیکی کار را به هم متصل می کند. تا در نهایت امکان مدیریت درست و بهینه ی منابع را برای رسیدن به اهداف پروژه ایجاد کند.

به بیان ساده تر، هدف از مدیریت مالی پروژه، اجرای آن با بودجه و منابع تخصیص داده شده ی اولیه است و پیش بینی هزینه ها، بودجه بندی، کنترل هزینه ها، نظارت و گزارش دهی اجزای اصلی آن هستند.

واقعیت تلخ این است که بسیاری از پروژه ها به دلیل عدم مدیریت صحیح مالی با شکست مواجه میشوند. اما برای اینکه با چنین مواردی روبرو نشیم چه باید کرد؟

چرخه مدیریت مالی شامل فرآیندهایی مثل برنامه ریزی، سازمان دهی، اجرا و کنترل تمام فعالیت های مالی یک پروژه است.

به بیان ساده تر هر کاری که به پروژه مربوط میشود و برای انجامش هزینه و نیرو لازم است جزو این چرخه قرار میگیرند.

مدیریت مالی پروژه در سه مرحله ی اصلی اتفاق می افتد:

۱- برآورد هزینه، برنامه ریزی، بودجه بندی

در این مرحله، تمام هزینه های پروژه که باید در فرآیندهای مالی آن در نظر گرفته شوند، مشخص می شوند.

۲- کنترل و نظارت بر هزینه ها

در این مرحله، مدیر پروژه (یاد مدیر مالی پروژه) مواردی مثل بودجه ی اولیه ی پروژه، میزان تغییرات قابل قبول مالی در پروژه، هزینه ها تا کنون، برآورد هزینه های باقی مانده و تفاوت برآوردها با هزینه های واقعی را زیر نظر می گیرد و تلاش می کند تا آن ها را در حدود مقرر نگه دارد.

۳- گزارش هزینه ها

در اکثر پروژه ها، گزارش های مالی به صورت ماهیانه تنظیم می شوند و یکی از اسناد مهم پروژه هستند. فرمت این گزارش ها باید از پیش تعیین شده باشد و با استانداردهای استفاده شده در سازمان سازگار باشد. این گزارش ها معمولا شامل هزینه های واقعی یک ماه گذشته و مقایسه ی آن با پیش بینی ها، دلایل تفاوت هزینه های واقعی با هزینه های پیش بینی شده، منابع مالی باقی مانده برای ادامه ی پروژه و روند هزینه کرد پروژه در طول زمان می شوند.