چگونه فضای کار مناسبی داشته باشیم؟

در بسیاری از شرکت های امروزی (و به خصوص شرکت های خصوصی) می بینید که از چیدمان باز برای دفتر استفاده می شود.میزهای پرسنل در اتاق بزرگی کنار هم چیده شده اند و معمولا با پارتیشن های سیار از هم دیگر جدا شده اند. بسیاری اوقات کارکنان هدفونی توی گوش شان می گذارند تا سروصدا اذیت شان نکند.

کدام دفتر کار مناسب است؟ کدام دفتر کار بهره وری بیش تری دارد؟ برای طراحی دفترمان چه ملاحظاتی را باید درنظر داشته باشیم؟شأن، جایگاه و عملکرد هر فرد؛ من خودم دیده ام که معاون یک وزارت خانه مهم در یک دفتر باز (بدون اتاق اختصاصی) نشسته بود و در کنار دیگران کار می کرد.

اما معمولا مدیران تمایل دارند اتاق اختصاصی دشاته باشند.این مساله هم به دلیل جایگاه فرد است. یعنی اتاق اختصاصی داشتن برای یک مدیر نشان دهنده جایگاه بالاتر فراد است و از سوی دیگر مدیران معمولا وقت خود را با جلسات می گذرانند (برخلاف کارشناسان که سرشان در کاغذ و کامپیوتر است) و به همین دلیل می توانند از اتاق اختصاصی شان برای برگزاری جلسات استفاده کنند.

در این صورت نه صدای دیگران جلسات آن ها را مختلف می کند، نه صدای آنان مزاحم دیگران است و نه محرمانگی مذاکرات محدوش می شود. به علاوه مدیران زحمت زیادی می شکند تا به جایگاه مدیریت برسند و اتاق اختصاصی به آن ها این فرصت را می دهد که خستگی سال ها کار را دور از چشم کارکنان از تن به در کنند.

استفاده بهتر از فضا

شهر به شهر و کشور به کشور قیمت ساختمان و فضا متفاوت است. در برخی از کشورها و مناطق که زمین محدود است، قیمت ها گزاف تر (مانند کشورهای کوچک صنعتی شرق آسیا) و در برخی مناطق ارزان تر است.

(فکر کنید مکان شرکت شما د رحومه تهران باشد). اگر فضای زیادی را به ارزانی خریده اید و می توانید ۳۰ مترمربع فضا به هر کارمند اختصاص بدهید نباید چندان دغدغه استفاده بهینه از فضا را داشته باشید؛ دارندگی و برازندگی. اما اگر فضای محدودی دارید، نباید فضای تان را هدر بدهید.

چیدمان های مختلف را برای یافتن بهترین چیدمان امتحان کنید و آشغال (از جمله وسایلیکه شاید ۱۰ سال دیگر به درد بخورند) دور خودتان جمع نکنید.

جریان کار و تعاملات کاری

یکی از اصولی که در طراحی دفتر کار مهم است، درنظر گرفتن جریان کار است. به عنوان مثال، دو نفر از پرسنل که کار یک دیگر را تکمیل می کنند، بهتر است در نزدیکی همب اشند.

یا اگر شما ارباب رجوع دارید، بهتر است رعایت راحتی او را بکنید. محل مناسب نشستن برای ارباب روجوع،پیش بینی ازدحام ارباب رجوع و پیش گیری از آن که این ازدحام راه عبور را سد کند و موجب مزاحمت شود و… از مهم ترین ملاحظات در این زمینه هستند.

به خصوص در مواردی که در جریان کار افراد یک شیء فیزیکی جا به جا می شود (مانند خط تولید) در نظر گرفتن جریان کار فوق العاده اهمیت دارد.

در این زمینه می توانید از کارکنان کمک فکری بگیرید. از آن ها بپرسید که در چه شرایطی راحت تر کار می کنند. پیشنهاداتی ک از سوی کارکنان می رسد هم در راحت تر کار کردن و آسایش خود آن ها موثر است و هم باعث می شود اتلاف ها کاهش یابد و بنگاه راندمان بیشتری داشته باشد.

نظارت بهتر

چند سال پیش سازمانی بودم که کارمندان آن هر دو نفر در اتاق جداگانه ای کار می کردند. ارباب رجوع هم نداشتند. آن سازمان ناهار هم به کارکنان خود می داد و همراه با ناهار دوغ هممی داد: می توانید حدس بزنید که بعد از ناهار چه وضعی در اتاق ها حاکم بود؛ اگر تلفن همراه تان زنگ می خورد،باید آرام حرف می زدید که کارکنان بدخواب نشوند.

طبیعتا چنین وضعی مطلوب کسب و کارهایی که برای بالابردن یک درصد بهره وری می جنگند، نیست. بدیهی است که یکی از مهم ترین مزایای دفتر باز، نظارت و کنترل بهتر توسط مدیران است.حتی امروزه در بیش تر شرکت ها اتاق اختصاصی مدیران را نیز با دکور شیشه ای از سالن کار کارمندان جدا می کنند که مدیران بتوانند حین جلسات هم نیم نگاهی به کارمندان شان داشته باشند.

یکی دیگر از ترفندها برای افزایش بهره وری هم افزایش نظارت متقابل کارکناناست، به این معنا که اگر فضای اداری طوری طراحی شده باشد که دو نفر از کارکنان بتوانند کار کردن یکدیگر را مشاهده کنند (مثلا صفحه کامپیوتر همدیگر را ببینند، یا این که ببینند دیگری چه کتابی می خواند) در بسیاری اوقات این نظارت متقابل می تواند تا حدی جایگزین نظارت مدیران شود.

راحتی و رضایت کارکنان

در طراحی فضای اداری باید به راحتی و رضایت کارکنان هم توجه شود. کارکنان ساعت های طولانی از عمر خود را در محل کار می گذرانند و اگر راحتی و رضایت کافی از محل کارکردن خود نداشته باشند، برای سازمان نیز عواقب نامطلوبی خواهدداشت.

بنگاه باید به حریم افراد احترام بگذارد. میزها نباید آن قدر به یکدیگر نزدیک باشندکه افراد حین کار کردن معذب باشند (به عنوان مثال گاهی صندلی افراد با فاصله کمی پشت به یکدیگر است و وقتی یک نفر می خواهد جا به جا شود یا کش و قوسی به بدن خود بدهد با همکارش برخورد می کند).

در مورد کارکنان زن نیز بهتر است، ملاحظات ویژه ای درنظر گرفته شود؛ طراحی نامناسب فضای کار می تواند فضای اداری ناراحتی برای زنان ایجاد کند.ممکن است شما محل استراحتی برای مردان درنظر نگرفته باشید، اما در نظر گرفتن محل استراحت برای زنان (به خصوص وقتی که فعالیت فیزیکی خسته کننده انجام می دهند) می تواند رضایت آنان را بسیار افزایش دهد.

درنظر گرفتن فضای مناسب برای آشپزخانه و ناهارخوری ضروری است. همین طور وقتی کارکنان شما ساعت ها پشت میز و کامپیوتر می نشینند درنظر گرفتن فضای مبله شده ای که بتوانند چند دقیقه استراحت کنند، با یکدیگر گفت و گو کنند و روزنامه بخوانند برای سلامتی و افزایش رضایت آنان مهم است.

فضای اداری مناسب فقط بر روحیه کارکنان موثر نیست و حتی ممکن است نامناسب بودن فضا سلامت آنان را نیز تهدید کند. به همین دلیل در برخی از کشورها ضوابطی برای محل کار افراد وجود دارد.

به عنوان مثلا، در انگلستان مقررات می گوید که فضای اتاق را وقتی کاملا خالی است محاسبه کنید، تقسیم بر تعداد کارکنانی که در آن اتاق حضور دارند بکنید، حداقل باید به هر نفر از کارکنان ۱۱ متر مکعب برسد. به عنوان مثال اتاقی که در آن سه نفر کار می کنند باید حداقل ۳۳ مترمکعب فضا داشته باشد و اگر ارتفاع سقف ۲٫۵ متر باشد، حداقل باید ۱۳٫۲ مترمربع مساحت اتاق باشد.

البته این رقم حداقل است و حتی ممکن است چیدمان نامناسب و پرکردن اتاق از تجهیزات باعث شود این مساحت هم کافی نباشد و سلامت فرد آسیب ببیند.درنهایت باید بگویم که امروز در دنیا سازمان های بزرگ ساختمان های شان را مطابق نیازشان می سازند.

هر ساختمان با دقت طراحی می شود و حتی به نماد آن شرکت تبدیل می شود (مانند ساختمان مرکزی بیمه لویدز لندن). شرکت هایی که شعبات و دفاتر نمایندگی زیادی دارند دستورالعمل هایی برای ساخت و چیدمان ساختمان های شان تهیه می کنند و حتی رنگ دکوراسیون شعبات هم از دستورالعمل های واحدی پیروی می کند.

در مقابل کسب و کارهای کوچک اغلب در ساختمان های اجاره ای فعالیت می کنند که با فضای آرمانی شان فاصله زیادی دارد. اما حتی همین بنگاه ها نیز می توانند با تامل در فضای فعالیت خود، تغییراتی را به وجود بیاورند که به بهره وری بیش تر و همین طور راحتی بیش تر کارکنان شان بینجامد.

کارکنان خود را توانمند کنید

نوآوری با کارکنان مقلد و ناتوان شدنی نیست. مراقب باشید که وارد جزئیات کار کارکنا‌ن و شیوه انجام جزئیات کارها توسط آنها نشوید. فراموش نکنید که قرار نیست همه نوآوری‌های شرکت را شما انجام دهید. این کار شدنی نیست. در عوض کارکنان را آنچنان توانمند کنید که کارشان را به بهترین شکل انجام دهند.

اهداف مشترک تعریف کنید، مسوولیت کارکنان در قبال تحقق آن اهداف را مشخص کنید سپس آنها را در انجام کارها آزاد بگذارید. من بارها این نکته را در فضای کاری اطرافم آزموده‌ام و همیشه از نتیجه راضی بوده‌ام.دادن آزادی عمل به کارکنان خلاق، علاوه‌بر افزایش شانس نوآوری در کارها، رضایت شغلی آنها را نیز به‌شدت افزایش خواهد داد. رعایت این امر در مورد پژوهشگران و کارکنان دانشی بسیار مهم‌تر است.

متاسفانه نظام آموزشی و تحصیلات تکمیلی در ایران همچنان به گونه‌ای است که جسارت تغییر و نوآوری را در جوانان تضعیف می‌کند. به همین علت، زحمت شرکت‌های ایرانی در بازگرداندن این جسارت به کارکنان‌شان نسبت به دیگر کشورها بیشتر است؛ اما شرکت‌هایی که قصد نوآوری دارند، گریزی از این کار ندارند. نتیجه این توانمندسازی شما را شگفت‌زده خواهد کرد.

به کارکنان یادآور شوید که کوچک شروع کنند، بسنجند و بیاموزند

بیشتر شرکت‌های ایرانی توسط مهندسان تاسیس و اداره می‌شوند. بدنه دانشی بیشتر این شرکت‌ها هم دانش‌آموخته‌های رشته‌های مهندسی هستند. در سامانه‌های مهندسی، برای رفع اشکلات ابتدا سامانه را از مدار کاری خارج و متوقف می‌کنند، اشکال را برطرف و دوباره آن را به‌کار می‌اندازند.

تعمیم این نوع نگاه و شیوه کاری به فضای نوآوری در شرکت‌ها مهلک است. متاسفانه این نوع نگاه در شرکت‌های ایرانی بسیار رایج است. بارها یادآور شده‌ام که شرکت‌ها، مجموعه‌ای از سامانه‌های انسانی هستند که رفع اشکال این سامانه‌ها باید به آرامی و در حین حرکت انجام شود. باید فرهنگ انجام تغییرات کوچک، آزمودن آنها، سنجش نتایج و یادگیری از نتایج را در شرکت‌تان ترویج کنید.

به اشتراک‌گذاری را ترویج و تشویق کنید

برای نوآور شدن، تا آنجا که می‌توانید اشتراک‌گذاری در درون شرکت را تقویت کنید. اشتراک گذاری همه چیز. ایده‌ها، نوشته‌ها، وب‌سایت‌ها و اطلاعات تماس. به اشتراک‌گذاری، جرقه شکل‌گیری ایده‌های جدید است. این امر در حوزه‌های میان‌رشته‌ای اهمیتی دوچندان می‌یابد. کاری کنید که مخفی کاری و به اشتراک نگذاشتن ایده‌ها برای کسی منشأ قدرت نشود.

برعکس، کارکنان شما باید دریابند که هرچه بیشتر ایده‌های‌شان را به اشتراک بگذارند، جایگاه‌شان در شرکت مستحکم‌تر و بهتر خواهد شد. متاسفانه نظام آموزشی ایران، فعالیت و پیشرفت انفرادی را تشویق و تحریک می‌کند. بنابراین، نقش شرکت‌ها و فرهنگ سازمانی آنها در ایران بسیار مهم است تا مگر بتوانند بر عادت‌ها و رفتارهای مخفی‌کارانه و تکروی در حوزه نوآوری غالب شوند.

به کارکنان خود مجال زمانی دهید

اگر بنا باشد کارکنان مدام مشغول کارهای روتین یا رفتن از این جلسه به آن جلسه باشند، از آنها نباید انتظار نوآوری داشته باشید. گاهی لازم است کارکنان از فضای کار روتین روزانه، جلسات رنگارنگ و پاسخ‌دهی به ایمیل‌های متعدد فاصله بگیرند تا بتوانند به موضوعات راهبردی، نوآورانه و متفاوت بیندیشند.

این دقیقا همان کاری است که شرکت‌های نوآور دنیا انجام می‌دهند. برای مثال این شرکت‌ها به کارکنان دانشگر و پژوهشی خود مجال می‌دهد تا سقف ۱۵ درصد از زمان خود را روی پروژه‌های شخصی خود کار کنند و با ایده‌هایی کلنجار بروند که ‌هیچ ربطی به ماموریت کاری‌شان ندارند.

از قضا بسیاری از ایده‌های نو و باارزش در این شرکت‌های نوآور، ریشه در همین مجال تفکر و جست‌وجوی آزاد دارند. کسانی که مدام درگیر کار اجرایی هستند و مدام از این جلسه به آن جلسه می‌روند، در عمل امکان نوآوری چندانی ندارند (حتی اگر افرادی باهوش و خلاق باشند).

البته همیشه به مدیران ارشد شرکت‌ها یادآوری می‌کنم که این نکته شامل خود آنها هم می‌شود. این خود مدیران هستند که جلسات پشت‌سرهم را می‌سازند. آنها باید به خودشان هم مجال بدهند. مجالی برای شبکه‌سازی، صحبت با مشتریان (بله مشتریان!)، مطالعه، همکاری و نشستن و فکر کردن. اگر به خود و کارکنانتان مجال زمانی ندهید، نوآوری بی نوآوری!

به کارکنانتان حق شکست بدهید

همه ما شکست را تجربه کرده‌ایم. هیچ‌کس نیست که همواره در همه کارهایش موفق بوده باشد. مشکل اینجاست که ما شکست‌های‌مان را مخفی می‌کنیم تا کسی از آنها باخبر نشود. پس اگر همه ما جایزالخطا هستیم باید به کارکنان‌مان هم اجازه شکست را بدهیم. بگذارید کارکنانتان بدانند که می‌توانند کارها را متفاوت انجام دهند و ایده‌های جدیدشان را بیازمایند. بگذارید بدانند که محیط برای‌شان امن است و اگر ایده جدیدشان آنگونه که فکر می‌کردند پیش نرفت، شما آن را درک می‌کنید. فراموش نکنید که برای نوآوری باید خطر کرد. باید کارکنانتان برای خطر کردن احساس امنیت کنند.

فضای محل کار را دلپذیر کنید

بیشتر فضاهای کاری در شرکت‌های ایرانی سرد و بی‌روحند. ممکن است این فضاها برای کارهای روتین و اداری خوب باشند، اما خیلی به درد نوآوری نمی‌خورند. شانس ایده پردازی و نوآوری در محیط‌های کاری دلپذیر و دوست‌داشتنی، به مراتب بیشتر است. اگر کسب‌وکارتان دانشی و مبتنی بر فناوری پیشرفته است، در دلپذیر کردن فضاهای کاری شرکت شک نکنید!