۶ راهنمایی برای تضمین ممیزی دریافت ایزو

یک ممیزی خارجی سنگین قبل از اخذ گواهینامه ایزو به عنوان مرحله نهایی دریافت ایزو برای تمامی سازمان ها و شرکت ها انجام می شود. نماینده ایزو می خواهد اطمینان پیدا کند که تمامی اسناد و مستندات و فرآیندهای شما مطابق با کلیه ی الزامات استاندارد ایزو می باشد.

وی همین طور می باید اطمینان حاصل کند که تمام مراحل و فرآیندها به درستی دنبال می شوند.

بسته به یافته های به دست آمده، نماینده و مامور ایزو تائید می کند که سازمان یا شرکت شما آمادگی و شایستگی دریافت ایزو را دارد و یا این که هنوز می باید اقدامات اصلاحی را انجام داده و برخی از نواقص را برطرف سازید.

آمادگی برای ممیزی ایزو

در اینجا شش راهنمایی برای تحت تاثیر قرار دادن حسابرس ایزو در جهت دریافت گواهینامه ایزو آورده شده است:

۱- آماده باشید

گواهینامه ایزو به شکل یک فرآیند مدیریت زندگی س که به طور مداوم بهینه سازی شده و به روز می گردد. برا این که همه چیز درست پیش برود، شما باید یک برنامه ریزی دقیق برای تخصیص وظایف، ممیزی داخلی و بررسی های هفتگی ایجاد کنید و آن را به دقت دنبال نمایید.
بدترین کاری که می توانید انجام دهید این است که یک ماه قبل از ممیزی تازه شروع به سر و سامان دادن به امور کنید. به این شکل قطعا خیلی چیزها اشتباه و غلط از آب درخواهند آمد و به مشکل برخورد می کنید.

۲- ممیزی داخلی را جدی بگیرید

برگزاری یک ممیزی داخلی دقیق به شما امکان این را می دهد که هر گونه مسائل ریز و درشت نامنطبق بر الزامات ایزو را قبل از ممیزی خارجی پیدا کرده و نسبت به رفع آن اقدام نمایید.
همین طور ممیزی داخلی می تواند کارمندان را برای پروسه ی مصاحبه اصلی آماده سازد.

۳- انجام اقدامات اصلاحی

به محض شناسایی آنها، باید اقدامات اصلاحی را انجام دهید تا محدودیت مشکلات مجدد را نداشته باشید. یک وقفه تنها یک مشکل عدم انطباق گواهینامه ISO شما را به خطر نمی اندازد، اما مشکلات مکرر نیاز به اقدامات اصلاحی دارد. یک مشکل عمده که توسط حسابرس یافت می شود، صدور گواهینامه شما را به تاخیر می اندازد و شما را مجبور به ایجاد یک فرآیند برای رفع مشکل در اسرع وقت می کند.

۴- بررسی مدیریت خود را فراموش نکنید

بررسی مدیریت شما حداقل یک بار در سال تمام سیستم مدیریت کیفیت شما را به نمایش می گذارد. مدیران ارشد شما باید در بررسی سیاست کیفیت خود، اهداف سال آینده، بازخورد مشتریان، مسائل مربوط به عدم انطباق و اقدامات اصلاحی، وضعیت ممیزی داخلی و همچنین هر گونه تغییر در فرآیندها و مقررات شرکت کنند. بررسی مدیریت باید یک جلسه کاملا مستقل و مستند باشد که منجر به ایجاد طرح عملیاتی برای حل مسائل مشخص شده در جلسه خواهد شد. بررسی مدیریت شما باید قبل از ممیزی انجام شود تا تغییرات قابل اجرا باشند.

۵- اهداف را به درستی نظارت کنید

استانداردهای جدید ISO با توجه به تنظیم، نظارت و تنظیم اهداف در داخل، الزامات بالاتری دارند. حسابرس انتظار دارد که شما پیشرفت خود را در مورد اهداف در طول زمان ردیابی کنید. توجه داشته باشید که اهداف را مطابق با نیازهای تجاری تنظیم کنید. برای مثال، در یک رکود، به طور کلی طبیعی است که اهداف فروش را پایین بیاوریم تا منافع اقتصادی را تغییر دهند.

۶- اطمینان حاصل کنید که همه چیز تمیز است

بسیار مهم است که مطمئن شوید فضای کاری شما کاملا تمیز باشد. این به خصوص در مورد واحدهای تولیدی و کارخانه ها نمود پررنگ تری دارد. پیش از ممیزی اصلی باید تمیزکاری کامل در حد عالی انجام شود تا بتوانید نظر ناظر ایزو را به خوبی جلب نمایید.